3 Tips Pengadaan Barang dan Jasa Perusahaan

Pengadaan barang dan jasa merupakan proses bisnis penting di dalam setiap jenis perusahaan. Jika proses ini tidak lancar, maka kegiatan produksi dan operasional bisa terganggu. Demi kelancarannya, simak proses, prinsip, dan tips pengadaan barang dan jasa di bawah ini.  

Proses Pengadaan Barang dan Jasa

Proses yang di dalam bahasa Inggris disebut sebagai procurement ini dieksekusi di dalam beberapa tahap untuk menemukan sumber daya terbaik. Proses pengadaan barang dan jasa diatur di dalam PERPRES pengadaan barang dan jasa, yaitu Peraturan Presiden (PERPRES) Nomor 12 Tahun 2021. Nah, berikut adalah tahapan proses procurement yang umum diterapkan di setiap jenis perusahaan:  

• Identifikasi kebutuhan perusahaan,
• Otorisasi pembelian kepada pihak yang ditentukan (biasanya manager),
• Persetujuan pembelian dari manager untuk pembelian barang dan/atau jasa,
• Pembukaan tender pada supplier (mengadakan lelang dan mencari yang terbaik),
• Identifikasi dan analisis vendor, yang meliputi: latar belakang, harga, dan kualitas,
• Penawaran barang dan jasa oleh vendor,
• Proses negosiasi,
• Pemilihan dan penetapan pihak vendor oleh perusahaan,
• Pembuatan purchase order oleh perusahaan,
• Pemeriksaan kualitas barang dan/atau jasa.

Contoh Kontrak Pengadaan Barang dan Jasa 2022

Proses pengadaan membutuhkan kontrak yang jelas untuk menghindari kesalahpahaman. Berikut adalah contoh kontrak pengadaan barang dan jasa 2022:

5 Prinsip Pengadaan Barang dan Jasa

Procurement merupakan proses di mana perusahaan menyediakan sumber daya tertentu untuk aktivitas bisnis, baik produksi maupun operasional. 

Untuk mencapainya, perusahaan harus bekerja sama dengan vendor yang berkualitas. Agar kerja sama dapat berjalan dengan lancar, maka kedua pihak harus mengikuti deretan prinsip procurement di bawah ini: 

Accountability

Pihak perusahaan dan vendor harus menetapkan dan mematuhi setiap peraturan yang berhubungan dengan kerja sama keduanya, termasuk berbagai jenis sanksi jika terjadi pelanggaran.   

Value for Money

Value for money berarti proses pengadaan harus mencapai biaya, kualitas, dan keberlanjutan yang paling menguntungkan kedua belah pihak. 

Oleh karena itu, setiap pihak perlu menyediakan layanan dan bantuan paling berkualitas satu sama lain. Hal ini termasuk komunikasi yang lancar dan penggunaan software yang membuat proses itu lebih efisien.    

Consistency

Konsistensi berhubungan dengan aturan, kualitas, kualitas barang dan/atau jasa, dan jadwal pengiriman. Dengan begitu, akan tumbuh kepercayaan untuk membangun hubungan bisnis yang kuat.        

Fair Dealing

Fair dealing berarti vendor harus diperlakukan secara adil tanpa diskriminasi sedikit pun. Pihak perusahaan juga tidak bisa menambah beban vendor dengan hal yang sebenarnya tak diperlukan. 

Informed Decision Making

Terakhir, perusahaan juga harus mengambil keputusan berdasarkan informasi yang akurat dan memastikan kebutuhan vendor terpenuhi secara saksama.   

3 Tips Pengadaan Barang dan Jasa

Agar proses pengadaan barang dan/atau jasa bisa berhasil dengan baik dan lancar, simak dan terapkan deretan tips berikut ini:    

Menghemat Biaya

Penghematan biaya dapat dilakukan lewat kerja sama internal yang baik dan penggunaan teknologi mutakhir, seperti Enterprise Resource Planning (ERP) yang dapat mengotomatisasi kegiatan operasional secara terintegrasi dan efisien, termasuk inventory, warehouse, dan procurement.    

Melakukan Analisis Pasar

Diperlukan analisis yang mendalam untuk memahami keadaan pasar. Dengan begitu, perusahaan akan mengetahui mana vendor yang paling tepat dan harga pasaran dari barang dan/atau jasa yang sedang dicari.    

Meningkatkan Kinerja Karyawan

Departemen pengadaan memegang peranan penting di dalam proses pengadaan. Maka dari itu, tingkatkan kinerja karyawan dengan memberikan apresiasi dan program pelatihan yang dibutuhkan.   

Kesimpulan

Proses pengadaan barang dan/atau jasa adalah proses yang memastikan kelancaran proses produksi dan operasional. Proses ini melibatkan karyawan dan sistem yang baik. Sistem ini terdiri dari standard operational procedure (SOP) yang jelas dan penggunaan teknologi yang mutakhir untuk membuat proses pengadaan lebih efisien. 

ERP iDempiere adalah teknologi yang bisa digunakan untuk melancarkan proses pengadaan. Selain dapat mengintegrasikan proses inventory, warehouse, dan procurement, software ERP ini juga bisa dikustomisasi sesuai kebutuhan unik perusahaan. 

Tak hanya itu, software ERP ini juga bisa digunakan tanpa batasan jumlah pengguna. Untuk informasi lebih lanjut tentang modul dan implementasi ERP iDempiere, silakan hubungi Kosta Consulting di nomor 0821-2228-2266.