Stock opname adalah kegiatan rutin yang dilakukan oleh semua perusahaan dagang, baik kecil maupun besar. Proses ini dilakukan di dalam gudang dan biasanya melibatkan pihak dari divisi gudang dan pihak dari divisi akuntansi.
Hal ini harus dilakukan dengan cermat untuk menghindari berbagai kekeliruan yang menimbulkan kerugian. Salah satu contohnya: memasarkan barang yang sudah tidak tersedia kepada konsumen.
Stock Opname adalah Kegiatan Penting
Stock opname adalah kegiatan menghitung stok persediaan barang di gudang sebelum dipasarkan dan dijual kepada khalayak umum. Kegiatan ini memang menguras banyak waktu dan tenaga, terlebih jika persediaannya sangat banyak dan variatif.
Nah, seiring perkembangan teknologi, kini Anda dapat menggunakan barcode atau QR code di setiap produknya dan menggunakan aplikasi inventory yang mumpuni. Perbedaan barcode dan QR code ada di banyaknya informasi yang bisa diwakilkan oleh code.
Penggunaan barcode atau QR code dapat menghindarkan Anda dari kekeliruan di dalam pencatatan stok barang persediaan. Selain itu, proses stock opname juga bisa berjalan lebih efisien.
Pelaksanaan stock opname alias perekaman stok dapat diadakan sesuai kebutuhan dan kemampuan masing-masing perusahaan. Namun, stock opname dapat diadakan per bulan, per 3 bulan, dan pada akhir tahun. Namun, ada juga perusahaan yang melakukannya setiap hari, seperti perusahaan yang menjual barang fast-moving yang sangat laris.
Alasan Pentingnya Stock Opname
Mengapa stock opname itu penting? Nah, berikut adalah berbagai manfaat stock opname yang dapat dirasakan oleh perusahaan:
- Memastikan jumlah barang yang layak jual.
- Mengidentifikasi barang yang rusak atau hilang agar dapat dihapus dari daftar barang siap jual.
- Menghindari penyalahgunaan barang yang mengurangi stok persediaan.
- Memudahkan pemantauan dan pengelolaan arus keluar masuk barang.
- Menjadi bahan evaluasi tentang kondisi bisnis dari tahun-tahun sebelumnya hingga saat ini.
Tahap Stock Opname
Agar perekaman stok dapat berjalan dengan lancar, ada beberapa tahapan stock opname yang perlu dilakukan, yaitu:
Tahap Awal
Tahap awal ini perlu dilakukan 1 minggu sebelum pelaksanaan. Di tahap ini, Anda perlu:
- Tentukan hari, tanggal, dan jam pelaksanaan stock opname.
- Tentukan persediaan mana saja yang perlu dihitung.
- Sampaikan kepada divisi gudang dan akuntansi.
- Tandai rak-rak yang stoknya akan dihitung.
- Tata stok barang sesuai kode yang tertera.
- Pastikan kelengkapan barcode untuk setiap barang.
Tahap Persiapan
Persiapan umumnya dilakukan sehari sebelum stock opname. Tahap ini meliputi:
- Adakan briefing untuk setiap pihak yang akan terlibat di dalam stock opname untuk memastikan bahwa mereka memahami tugas dan tanggung jawab masing-masing.
- Lengkapi data mutasi stok sampai jam tutup operasional.
- Pastikan tak ada lagi mutasi barang di atas jam tutup operasional.
Tahap Pelaksanaan
Nah, pada hari pelaksanaan stock opname, lakukan deretan hal di bawah ini:
- Pastikan semua transaksi telah tercatat dengan benar.
- Cetak hasil pencatatan transaksi itu dan berikan kepada pihak akuntansi saja (pihak gudang tidak perlu) sebagai acuan untuk merekam jumlah stok.
- Mulai proses stock opname.
- Tandai barang yang telah dihitung agar tidak terhitung lagi.
- Lakukan perhitungan ulang untuk memastikan bahwa tidak ada selisih stok.
- Bandingkan hasil rekaman stok dari pihak akuntansi dengan sistem inventory untuk mengetahui perbedaannya.
- Pihak akuntansi menyesuaikan jumlah persediaan di sistem.
Kesimpulan
Stock opname atau perekaman stok merupakan kegiatan rutin yang perlu dilakukan untuk memastikan ketersediaan barang dagangan di perusahaan. Ada perusahaan yang melakukannya pada akhir tahun, akhir bulan, akhir Minggu, atau bahkan setiap hari.
Proses stock opname secara manual dapat menguras waktu dan tenaga. Untuk menghemat waktu dan tenaga, gunakan modul ERP inventory dari iDempiere yang dapat terintegrasi dengan modul finance & accounting, supply chain management, dan lain sebagainya.
Stock opname iDempiere memungkinkan Anda untuk melakukan stock opname untuk seluruh atau beberapa kategori produk, melakukannya berdasarkan tanggal kedaluwarsa dan klasifikasi lainnya, dan masih banyak lagi.
ERP iDempiere juga bisa dikustomisasi sesuai kebutuhan dan keunikan proses bisnis Anda. Untuk pertanyaan lebih lanjut tentang kustomisasi dan implementasi ERP iDempiere, silakan hubungi Kosta Consulting di nomor 0821-2228-2266.