Request for proposal adalah salah satu dokumen penting di dalam proses pengadaan proyek. Disingkat sebagai RFP, dokumen ini dapat menguraikan proyek yang akan dikerjakan bersama pihak ketiga (vendor).
RFP yang rinci dan jelas bisa membantu kedua belah pihak, baik perusahaan maupun vendor untuk menganalisis kebutuhan bisnis dan mengestimasi durasi serta biaya untuk pekerjaan yang diminta.
Request For Proposal adalah Dokumen Penting
Request for proposal adalah dokumen awal yang dibuat sebelum memilih calon vendor yang akan mengerjakan proyek yang dibutuhkan perusahaan.
RFP menguraikan persyaratan untuk proyek atau pembeli tertentu. Perusahaan menggunakan RFP untuk meminta penawaran dari vendor yang memenuhi syarat. Setelah itu, perusahaan dapat mengidentifikasi vendor mana yang paling memenuhi syarat untuk menyelesaikan proyek yang dibutuhkan.
Manfaat Request For Proposal
Melansir situs resmi Kementerian Keuangan, dokumen request for proposal memberikan sejumlah manfaat yang penting bagi proses pengadaan proyek setiap perusahaan, antara lain:
- Menghemat waktu penjelasan persyaratan karena semua kebutuhan Anda telah dicantumkan dengan baik.
- Mengatur persyaratan penawaran.
- Mengelola evaluasi vendor.
- Menetapkan proses tender secara rinci, termasuk proses pengajuan penandatanganan kontrak, dan masa berlaku proposal.
Struktur Penulisan Request For Proposal
Struktur penulisan RFP di setiap perusahaan mungkin berbeda-beda. Namun, menurut Hubspot, inilah deretan komponen yang wajib ada di dalam RFP:
Latar Belakang dan Pengenalan
Komponen ini berisi profil perusahaan dan executive summary yang menjelaskan tujuan proyek, persyaratan yang spesifik, target, limitasi, dan lain sebagainya.
Cakupan Proyek
Calon vendor akan menyediakan proposal berdasarkan cakupan proyek yang dicantumkan perusahaan. Cakupan proyek ini mencakup infrastruktur, persyaratan, dan kebutuhan proyek.
Jadwal yang Rinci
Perusahaan juga harus mencantumkan jadwal terperinci, termasuk batas waktu, agar para vendor tahu apakah mereka bisa memenuhi batas waktu tersebut. Perusahaan juga perlu memberikan vendor ruang untuk mengajukan pertanyaan tentang proyek yang diminati.
Waktu dan Tempat Pengajuan Proposal
Perusahaan juga perlu menyampaikan bagaimana, kapan, dan ke mana para vendor harus mengajukan proposalnya untuk dipertimbangkan lebih lanjut. Pengajuan proposal bisa dilakukan lewat email atau vendor portal.
Timeline (Kerangka Waktu)
Perusahaan juga perlu menyertakan kerangka waktu yang jelas di dalam RFP agar para vendor tahu harus mengambil tindakan apa saja di waktu yang tepat.
Elemen yang Dibutuhkan
Setiap proyek membutuhkan elemen yang berbeda-beda. Oleh karena itu, perusahaan perlu mencantumkan elemen apa saja yang dibutuhkan untuk mengajukan proposal. Setelah vendor mencantumkan semua elemen yang diminta, perusahaan bisa membandingkan kemampuan semua vendor.
Kriteria Evaluasi
Perusahaan perlu menguraikan apa saja kriteria yang dibutuhkan vendor untuk bisa jadi pemenang. Hal ini dapat menghindarkan perusahaan dari para vendor yang sebenarnya tidak bisa memenuhi kriteria untuk proyek yang akan dijalankan.
Vendor yang sebenarnya tidak bisa memenuhi kriteria untuk proyek yang direncanakan tentu akan membuang waktu perusahaan untuk membanding-bandingkannya.
Hambatan
Demi kelancaran komunikasi antara perusahaan dan vendor, jelaskan pula hal apa saja yang bisa menghambat penyelesaian proyek, seperti sumber daya yang terbatas atau lainnya.
Anggaran
Terakhir, perusahaan harus mencantumkan anggaran untuk proyek yang sedang direncanakan. Dengan demikian, vendor akan mengetahui nominal uang yang akan diterima jika jadi vendor pemenang.
Kesimpulan
Request for proposal merupakan dokumen penting di dalam proses pembelian. Dokumen ini digunakan perusahaan untuk membandingkan beberapa vendor dan memilih vendor yang akan mengerjakan proyek yang sedang direncanakan.