Purchase Order adalah Dokumen Penting, Kenali di Sini!

Proses pembelian (purchasing) di dalam sebuah perusahaan membutuhkan beberapa dokumen penting. Salah satunya purchase order (PO), karena purchase order adalah dokumen yang memulai proses pembelian. 

Proses pembelian sendiri merupakan bagian dari pengadaan (procurement), yang dimulai dengan dokumen purchase requisition (PR). Tak heran banyak yang masih kurang memahami perbedaan keduanya.   

Purchase Order adalah Dokumen Penting

Mengutip Harvard Business Review, purchase order adalah dokumen yang dikirim pembeli ke penjual, yang memuat daftar produk atau layanan yang hendak dipesan. Dokumen purchase order harus memiliki nomor pemesanan yang unik untuk memudahkan pelacakan pesanan. 

Seperti halnya invoice, PO terdiri dari berbagai komponen berikut: 

• Nama produk atau layanan yang dipesan
• Nomor dokumen pembelian
• Kuantitas yang dipesan
• Nama perusahaan (vendor) yang menyediakan produk atau layanan terkait
• Harga per unit dari produk atau layanan yang dipesan
• Total harga sesuai kuantitas dan harga per unit dari produk atau layanan yang dipesan
• Pajak Pertambahan Nilai (PPN)
• Metode dan ketentuan pembayaran
• Metode dan lokasi pengiriman
• Tanggal transaksi, jatuh tempo pembayaran, dan pengiriman
• Alamat tagihan dan pengiriman
• Informasi tambahan, seperti email dan nomor telepon
• Kolom otorisasi

Purchase Order vs Purchase Requisition

Serupa, tetapi tak sama, apa perbedaan antara purchase order dan purchase requisition? 

Pertama, purchase order adalah dokumen yang memuat permintaan pembelian produk atau layanan yang langsung dikirimkan pembeli kepada penjual. Sementara purchase requisition adalah dokumen yang memuat permintaan pembelian produk atau layanan yang diajukan pihak tertentu kepada pihak lain, yang bukan penjualnya. 

Purchase requisition umumnya diajukan divisi lain kepada divisi purchasing untuk meminta diadakannya suatu produk atau layanan. Sederhananya, purchase requisition merupakan dokumen permintaan pembelian yang belum disetujui. Sementara purchase order merupakan dokumen permintaan pembelian yang telah disetujui. 

Kedua, tujuan pembuatan 2 dokumen ini pun berbeda. Meski saling berhubungan, tetapi terdapat perbedaan yang mendasar di antara keduanya. 

Penggunaan PO bertujuan untuk langsung memesan produk atau layanan yang dibutuhkan. Sementara PR dibuat agar bisa ditinjau terlebih dahulu terkait manfaat dan ketersediaan dananya.    

Terakhir, komponen keduanya pun berbeda. Jika komponen penyusun purchase order sudah tertera di atas, maka komponen purchasing requisition sedikit berbeda, yaitu:  

• Divisi yang membutuhkan produk atau layanan tersebut
• Daftar produk sesuai kebutuhan
• Kuantitas produk sesuai kebutuhan
• Estimasi produk layanan atau harga barang per unit (opsional)

4 Manfaat Purchase Order

Seakrab apa pun perusahaan pembeli dengan vendor, penggunaan purchase order tetap sangat disarankan. Berikut adalah sejumlah manfaat purchase order yang sangat penting bagi proses pembelian perusahaan:    

Merekam Pembelian

Purchase order memungkinkan pelacakan dan perekaman pembelian dengan akurat, yang meliputi: jenis barang, harga sesuai perjanjian, dan sebagainya. Purchase order juga dapat menyelesaikan perselisihan di dalam transaksi, sehingga inventaris dapat dikelola dengan baik dan benar. 

Mencegah Kekeliruan

Purchase order berfungsi untuk menghindari kekeliruan pesanan, seperti kesalahan pengiriman barang atau adanya pesanan ganda.  

Memperlancar Proses Audit

Apabila setiap pembelian tercatat dengan rapi dan teliti, maka proses auditing akan berjalan dengan lancar. Jika memang dibutuhkan, perusahaan bisa menunjukkan setiap purchase order yang ada.   

Memberikan Perlindungan Hukum

Meski tampak sederhana, purchase order merupakan kontrak yang mengikat secara hukum, sehingga dapat memberikan perlindungan hukum bagi penjual maupun pembeli.   

Contoh: 

Perusahaan A memesan 50 laptop dari sebuah vendor, tetapi hanya dikirimkan 40 buah. Jika jumlah yang tercantum di purchase order adalah 50 buah, maka perusahaan A berhak mengeklaim 10 laptop yang belum dikirimkan, karena hal itu bisa diproses ke ranah hukum. 

6 Tips Membuat Purchase Order

Agar bisa membuat PO dengan baik dan benar, simak dan terapkanlah deretan tips membuat PO berikut ini:  

• Sebagai pembeli, cantumkan identitas perusahaan Anda dengan jelas, termasuk kontak yang bisa dihubungi.
• Perhatikan setiap rincian yang harus tercantum di dalam pesanan Anda, seperti: nama barang, merk, varian, jumlah, dan lain-lain.
• Pilih dan cantumkan nama vendor dengan jelas.
• Buat daftar pesanan di dalam bentuk tabel agar memudahkan pelayanan, pelacakan, dan perekaman.
• Sebutkan metode pembayaran dan pengiriman serta waktu pengiriman yang diinginkan.
• Jika diperlukan, sebutkan lewat media apa Anda mengetahui produk atau layanan tersebut.

Kesimpulan

Purchase order (PO) merupakan dokumen pembelian yang sangat penting, karena memuat informasi rinci mengenai pesanan. Dokumen ini dapat menjadi acuan saat terjadi masalah, seperti kesalahan pengiriman.   

Berbeda dengan purchase requisition (PR) yang merupakan dokumen untuk mengawali kegiatan pengadaan dalam perusahaan, dokumen PO merupakan kelanjutan dari dokumen PR yang mengawali kegiatan pembelian. 

Di era digitalisasi ini, PO bisa dibuat secara manual maupun digital. Jika perusahaan Anda memiliki banyak transaksi pembelian yang intens, maka Anda perlu membuat PO secara digital untuk menghemat waktu dan kertas dengan modul e-procurement dari software ERP iDempiere.   

Modul e-procurement dari ERP iDempiere tak hanya dapat digunakan untuk membuat purchase order digital, tetapi juga menjalankan proses pengadaan, termasuk pembelian dari awal hingga akhir.   

Selain e-procurement, software ERP ini juga menyediakan berbagai modul lainnya, antara lain: asset management, finance & accounting management, human resources management, supply chain management, inventory management, dan warehouse system management.   

Semua modul itu bisa dijalankan secara terintegrasi, sehingga Anda hanya membutuhkan 1 software ERP untuk mengakomodasi seluruh proses bisnis Anda. Tak hanya itu, ERP iDempiere juga bisa dikustomisasi sesuai kebutuhan dan keunikan proses bisnis Anda serta digunakan tanpa batasan maksimal jumlah pengguna (unlimited user).  

Terkait keamanannya, ERP iDempiere bisa diinstal di server perusahaan (on-premise) atau di cloud terpercaya, yaitu: Amazon Web Services. Untuk informasi lebih lanjut tentang modul ERP iDempiere, silakan hubungi Kosta Consulting di nomor 0821-2228-2266 atau kirimkan email Anda ke sales@kosta-consulting.com.