Proses Manajemen Pembelian, Tujuan, dan Langkahnya

Purchasing management process alias proses manajemen pembelian adalah proses mendasar yang dibutuhkan setiap perusahaan. Pembelian sendiri merupakan bagian dari pengadaan (procurement). 

Dengan manajemen pengadaan dan pembelian yang tepat, perusahaan dapat memperoleh aneka barang dan/atau jasa yang dibutuhkan dengan biaya yang rendah. 

Apa Itu Proses Manajemen Pembelian?

Pembelian adalah kegiatan mendapatkan barang dan/atau jasa yang dibutuhkan dengan biaya tertentu. Dengan begitu, manajemen pembelian adalah cara mengelola aneka barang dan/atau jasa yang dibutuhkan perusahaan, dengan melibatkan sumber lain seperti orang, sistem, dan biaya. 

Peran dan Tujuan Manajemen Pembelian

Tujuan manajemen pembelian adalah melakukan pembelian yang berkualitas dengan biaya serendah mungkin. Setelah dibeli, barang dan/atau jasa ini akan diproses agar dapat dijual kembali demi memperoleh keuntungan.            

Selain itu, proses pembelian juga menentukan kepuasan pelanggan. Sebagai contoh, pembelian bahan baku yang tepat merupakan langkah awal dari proses produksi produk yang tepat untuk para pelangan. 

Pentingnya manajemen pembelian juga terasa di dalam menjaga stabilitas harga. Divisi pembelian bertanggung jawab untuk bernegosiasi dengan pemasok agar saling menguntungkan satu sama lain.   

Selain itu, manajemen pembelian juga berperan penting di dalam rantai pasok. Dengan manajemen pembelian yang rapi, perusahaan dapat memastikan apakah pesanan datang tepat waktu dengan kualitas yang diharapkan atau tidak.  

Langkah-langkah Manajemen Pembelian

Agar dapat berlangsung dengan tepat, inilah sejumlah langkah yang harus dilakukan sebelum melakukan pembelian: 

Merencanakan

Proses perencanaan meliputi analisis untung rugi dan anggaran yang dialokasikan untuk melakukan pembelian.   

Memilih Pemasok atau Vendor

Pilihlah pemasok atau vendor dengan reputasi dan profesionalisme yang baik, komitmen tinggi, serta lokasi yang tidak terlalu jauh agar tidak membutuhkan biaya pengiriman yang besar dan durasi pengiriman yang cukup lama.    

Membuat Penawaran

Buat penawaran dengan mempertimbangkan rincian, jumlah, dan durasi penggunaan barang dan/atau jasa, serta jatuh tempo pembayaran. 

Bernegosiasi

Setelah itu, kemungkinan besar dibutuhkan proses negosiasi agar kedua belah pihak (vendor atau pemasok dan perusahaan) bisa memperoleh win-win solution. Setelah memperolehnya, pembelian bisa segera dilaksanakan.  

Kesimpulan

Purchasing management adalah kegiatan mengelola pembelian yang berkualitas dengan biaya yang tergolong rendah. Untuk menyederhanakan proses manajemen pembelian, gunakan purchasing management solution, yaitu purchasing management ERP module dari iDempiere. Hubungi Kosta Consulting di nomor 0821-2228-2266 untuk informasi lebih lanjut.