Perencanaan Bisnis dengan mengimplementasikan Software ERP

Persaingan bisnis yang semakin ketat berangkat dari beberapa faktor, salah satunya penggunaan teknologi yang mumpuni, tidak hanya perusahaan berskala besar, UKM (Usaha Kecil dan Menengah) pun kini perlahan juga mulai menerapkan penggunaan teknologi, salah satu penerapan teknologi tersebut  yang sudah cukup terkenal yaitu ERP Software.

Software ERP merupakan kepanjangan dari Enterprise Resource Planning yang sebenarnya sudah ada sejak 1960, namun baru berupa konsep. Kemudian tahun 1990 Gartner Group memperkenalkan secara luas mengenai istilah ERP yang sudah menjadi sebuah sistem  dan software. ERP mempunyai fungsi dalam mengelola  keuangan, logistik,produksi, SDM serta managemen proyek. Jika diperhatikan, ruang lingkup ERP cukup luas dan menangani pengelolaan transaksi yang cukup besar karena melibatkan proses manajemen, perhitungan  serta pengumpulan data.  Hal tersebut merupakan dari perwujudan ERP sebagai perangkat software yang dapat mengelola serta mengintegrasi berbagai aktivitas operasional dalam suatu bisnis.

ERP software sendiri mempunyai beberapa jenis pengembangan yang sedang hits dipasaran, sehingga memudahkan para pebisnis atau perusahaan utamanya, untuk memilih ERP software apa yang diperlukan untuk kebutuhan bisnis yang ada saat ini, diantaranya :

• Cloud ERP

Merupakan jenis ERP yang sistem pengelolaannya menggunakan koneksi internet, maka perusahaan akan dikenakan biaya  per bulan (overhead) untuk mendapatkan layanan tersebut. Cloud ERP kebanyakan digunakan oleh perusahaan yang berskala menengah – kecil. Sedangkan kelebihan menggunakan ERP jenis ini adalah Deployment lebih cepat karena tidak perlu  menggunakan perangkat  keras tambahan sehingga pemasangan ERP berbasis Cloud ini  pada umumnya membutuhkan waktu sekitar 3 – 6 bulan, kemudian selalu ada Peningkatan dan pembaharuan sistem secara berkala, sehingga dipastikan sistem ERP Cloud yang digunakan merupakan versi terbaru. Karena sistem ERP Cloud merupakan sistem yang berbasis website dengan browser yang didukung, memudahkan pengguna atau perusahaan dalam mengontrol bisnis .

• On – Premise ERP

Salah satu pengembangan ERP yang juga dapat disebut ERP Konvensional, yang dipasang dan dioperasionalkan oleh ahli atau Staff IT secara lokal atau ­in-house pada perangkat keras  dan server komputer, karena itu pembiayaannya cukup tinggi jauh dibandingkan dengan jenis Cloud ERP. Dalam melakukan upgrade sistemnya pun perlu effort lebih seperti deployment pada beberapa komputer untuk mengintegrasi beberapa penyesuaian  dengan sistem yang sudah ada sebelumnya. Meskipun begitu, ERP konvensional ini menangani data – datanya sendiri  sehingga dapat dipastikan keamanannya, sehingga banyak digunakan oleh pebisnis atau perusahaan berskala besar.

• Hybrid ERP

Jenis pengembangan yang satu ini merupakan penggabungan atau kombinasi dari ERP konvensional dan Cloud ERP, sehingga dari segi biaya pengembangan akan lebih murah dibandingkan dengan pengembangan secara konvensional tanpa mengubah sistemnya dari awal.

Salah satu keunggulannya yang dapat menyederhanakan berbagai aktivitas operasional tentunya dapat mengoptimalisasikan setiap pekerja dalam divisinya masing – masing, contohnya tim akuntansi dapat  membuat laporan keuangan tanpa mengganggu aktivitas tim sales yang dapat dilakukan oleh sistem ERP. ERP mempunyai firewall dan control untuk proses kemanan data sehingga tidak bisa sembarangan orang dari luar maupun dalam untuk mengakses data. Karena sistem ERP merupakan sebuah perencanaan sumber daya perusahaan yang implementasinya dapat meningkatkan kinerja perusahaan, maka dapat menghasilkan keputusan – keputusan prakiraan (forecast) yang tepat untuk kemajuan bisnis yang dilihat dari hasil laporan real – time, lengkap, detail dan konsisten. Sehingga sangat perlu dipertimbangkan untuk menggunakan sistem ERP untuk bisnis, bukan saja dapat meningkatkan keuntungan namun juga sebagai upaya mengoptimalkan produktivitas bisnis perusahaan.