Pesatnya perkembangan teknologi mengharuskan perusahaan untuk menggunakan teknologi yang mutakhir, salah satunya software bisnis atau business software. Software bisnis dapat menyederhanakan proses bisnis yang kerap kali memakan waktu lama jika dilakukan secara manual. Oleh karena itu, Anda perlu memilih business software paling tepat yang sesuai dengan proses bisnis Anda.
Pengertian Software Bisnis
Software bisnis adalah perangkat lunak yang digunakan untuk membantu perusahaan untuk mencapai tujuan dengan efektif dan efisien. Penggunaan software bisnis yang tepat dapat mengelola semua proses bisnis dengan otomatis, sehingga meminimalkan kekeliruan akibat human error.
Jika dahulu business software identik dengan perusahaan besar, maka lain halnya di era digitalisasi ini, yang menuntut semua hal untuk menjadi lebih cepat, sehingga memerlukan otomatisasi. Oleh karena itu, kini perusahaan besar maupun UMKM sama-sama memerlukan business software untuk menjalankan bisnis dengan cepat dan tepat.
4 Manfaat Software Bisnis
Penggunaan software bisnis akan memberikan dampak positif bagi para konsumen, pekerja, maupun pihak manajemen. Inilah sejumlah manfaat yang akan diperoleh dari penggunaan software ini:
Menyimpan Data dengan Rapi dan Aman
Pernahkah Anda kesulitan mencari dokumen fisik di dalam kabinet dan berujung pada lecetnya tangan Anda, karena terburu-buru dan kurang berhati-hati?
Nah, software bisnis hadir untuk mempermudah proses pencarian dokumen tersebut. Alih-alih melukai tangan sendiri, Anda bisa menemukan dokumen tersebut dengan beberapa klik saja. Anda juga bisa mengakses dokumen tersebut dari mana dan kapan saja selama Anda memiliki akses ke database yang terhubung dengasn software bisnis Anda.
Tak seperti dokumen fisik, dokumen yang tersimpan di dalam database tidak akan menghilang tanpa petunjuk. Jika memang ada yang menghapusnya, maka hal itu akan terekam, sehingga Anda akan tahu kepada siapa Anda harus minta pertanggungjawaban atas hilangnya dokumen itu.
Menyederhanakan Pekerjaan
Dengan tujuan untuk menyederhanakan pekerjaan, business software tentu hadir dengan cara yang jauh lebih praktis dan mudah.
Sebagai contoh, dengan penggunaan software akuntansi, maka akuntan tak lagi perlu mencatat transaksi secara manual, karena setiap transaksi otomatis tercatat dan tersimpan di sistem. Hal ini juga tentunya dapat meminimalkan kesalahan akibat human error.
Jika diperlukan, maka pencatatan transaksi, seperti jurnal, buku besar, dan laporan keuangan bisa ditemukan dengan memasukkan tanggal atau indikator lainnya.
Menghemat Waktu dan Biaya
Tak sedikit pengusaha yang ragu untuk menggunakan business software, akibat harga yang tergolong mahal. Padahal jika Anda menggunakan business software yang sesuai dengan kebutuhan dan keunikan proses bisnis Anda, maka itu akan menjadi sebuah investasi yang berharga.
Kegiatan operasional secara manual sangat rentan akan kesalahan, sehingga memerlukan perbaikan dengan biaya yang cukup tinggi. Penggunaan business software dapat menghindarkan Anda dari risiko tersebut.
Selain itu, penggunaan business software dapat menghemat waktu operasional, sehingga Anda bisa fokus untuk berinovasi dan menerapkan strategi baru untuk mengembangkan bisnis.
Memudahkan Proses Analisis
Tersimpannya semua data di dalam business software memudahkan Anda untuk melakukan analisis, salah satunya analisis pelanggan. Data pelanggan (nama, jenis kelamin, hobi, email, nomor handphone, domisili, dan lain-lain) dapat dianalisis untuk menentukan target pasar dengan cepat ketika hendak meluncurkan produk atau layanan terbaru.
Selain itu, Anda juga bisa menggunakan data pelanggan untuk menginformasikan kabar promosi atau server maintenance dan mengirimkan ucapan selamat ulang tahun. Penyimpanan data pelanggan ini dapat dilakukan menggunakan software CRM.
5 Jenis Software Bisnis yang Paling Banyak Dicari
Setiap perusahaan memiliki proses bisnis yang berbeda, sehingga kebutuhan software antara satu bisnis dengan bisnis lainnya tentu juga berbeda. Berikut adalah beberapa business software yang paling banyak dicari dan dibutuhkan oleh berbagai perusahaan:
Finance & Accounting Software
Pengelolaan keuangan kerap kali menguras waktu, tenaga, dan pikiran, baik bagi perusahaan kecil maupun besar. Kini Anda bisa menghemat ketiganya dengan software akuntansi atau accounting software.
Software akuntansi dapat membantu Anda untuk mengelola laporan keuangan, mengawasi kondisi keuangan, mengelola utang piutang, serta membuat dan mengirim invoice (faktur) dengan cepat dan tepat.
Human Resource Management Software
Software ini sangat dibutuhkan, terutama oleh perusahaan besar yang memiliki banyak karyawan. Software yang sering disebut sebagai Human Resource Information System atau Sistem HRIS ini berperan penting untuk rekapitulasi data, perekrutan, promosi dan demosi, cuti, pensiun, pemecatan, dan lain-lain.
Oleh karena itu, fitur yang umumnya ada di dalam sistem HRIS adalah absensi online, reimbursement, leaves (segala bentuk cuti, termasuk cuti sakit), dan overtime (lembur).
Payroll Management Software
Gaji karyawan harus dibayarkan tepat waktu sesuai yang tertera di kontrak kerja. Jika tidak, maka perusahaan bisa dihukum sesuai Undang-Undang Ketenagakerjaan. Untuk itu, dibutuhkan payroll management (manajemen penggajian) untuk mengurus penggajian.
Payroll management atau payroll system ini tidak dimasukkan ke dalam sistem HRIS, karena yang mengurus gaji bukan hanya HRD, tetapi juga finance & accounting division (keuangan dan akuntansi). Kebutuhan penggajian ini juga tidak dimasukkan ke dalam software akuntansi, karena software tersebut tidak biasa digunakan HRD.
Lagipula mengingat variatifnya komponen gaji setiap karyawan, urusan penggajian harus dilakukan dengan ketelitian dan fokus tingkat tinggi. Dengan begitu, akan lebih baik jika menggunakan software khusus untuk urusan penggajian.
Customer Relationship Management Software
Perusahaan dengan banyak pelanggan membutuhkan Customer Relationship Management Software atau yang biasa disebut dengan software CRM untuk mengelola dan melayani baik pelanggan maupun calon pelanggan sampai menjadi pelanggan tetap.
Modul CRM umumnya dilengkapi dengan fitur penerimaan leads (calon pelanggan potensial), email otomatis, kategorisasi leads, jadwal tindak lanjut, integrasi dengan email, chat dan telepon, serta integrasi dengan penjualan.
Software CRM dapat membantu dalam menganalisis pasar, menyusun target konsumen, dan melacak kinerja penjualan. Selain itu, Anda juga bisa memantau berbagai indikator di dalam hal customer service (layanan pelanggan) untuk meningkatkan efektivitas dan performa layananan pelanggan.
Enterprise Resources Planning (ERP)
Terlalu banyak software yang dibutuhkan? Tenang saja, Enterprise Resources Planning atau ERP hadir untuk memudahkan Anda. Mengutip buku Kamus Komputer Lengkap, Tim EMS, (2015:70), Enterprise Resources Planning adalah perangkat lunak yang digunakan perusahaan untuk mengotomatisasi semua kegiatan perusahaan, mulai dari back office hingga front office. Singkatnya, ERP adalah paket software untuk mengelola bisnis.
Tujuan ERP adalah untuk mengintegrasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi, maupun distribusi suatu perusahaan secara otomatis.
ERP software mengumpulkan data bersama dari berbagai sumber, sehingga dapat mencegah duplikasi data. Hal itu memampukan ERP software untuk menyediakan informasi yang akurat dan real-time, sehingga mempermudah Anda untuk mengambil berbagai keputusan bisnis dengan tepat.
Dengan software ERP, Anda mampu mengintegrasikan semua proses bisnis, baik finance & accounting, human resource management, payroll, CRM, dan masih banyak lagi. Kerennya lagi, kini banyak ERP vendor yang mampu mengonfigurasi ERP sesuai keunikan proses bisnis Anda, seperti Kosta Consulting.
Kesimpulan
Software bisnis atau business software adalah perangkat lunak yang dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses bisnis untuk mencapai tujuan.
Software bisnis yang banyak digunakan adalah finance & accounting, human resource management, payroll, dan CRM. Keempat software tersebut dan business software lainnya dapat diperoleh di dalam Enterprise Resources Planning (ERP), yang dapat dikonfigurasi sesuai keunikan proses bisnis setiap perusahaan.