Penggajian merupakan hal yang krusial, karena menyangkut kepentingan para karyawan, yang mengerjakan proses bisnis. Oleh karena itu, dibutuhkan payroll system (sistem gaji) yang bisa membantu proses penggajian dengan akurat.
Proses penghitungan gaji rentan akan kesalahan, karena variatifnya komponen gaji setiap karyawan. Dengan menggunakan payroll system, divisi HR (Human Resources) bisa memproses penggajian secara otomatis, sehingga meminimalkan kekeliruan akibat human error.
Komponen Pembentuk Gaji
Sebelum mengetahui contoh payroll system yang dapat diandalkan, mari pahami terlebih dahulu apa saja komponen yang ada di dalam gaji karyawan:
Gaji Pokok
Melansir situs resmi Badan Pusat Statistik, gaji pokok adalah upah dasar yang diterima setiap karyawan sebelum ditambah berbagai tunjangan dan perangsang tetap lainnya sesuai kontrak kerja.
Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 Pasal 94 menyatakan bahwa besaran komponen upah pokok setidaknya mencapai 75% dari jumlah upah pokok dan tunjangan tetap. Jadi, apabila jumlah dari upah pokok dan tunjangan seorang karyawan mencapai Rp7.000.000, maka upah pokoknya minimal harus Rp5.250.000.
Tunjangan
Tunjangan adalah sejumlah uang yang diterima seorang karyawan untuk tujuan tertentu. Ada 2 jenis tunjangan, yaitu: tunjangan tetap, seperti THR (Tunjangan Hari Raya) dan tunjangan tidak tetap, seperti uang makan, yang hanya akan dibayarkan berdasarkan jumlah hari kerja karyawan per bulannya.
Bonus dan Upah Lembur
Bonus dan upah lembur merupakan komponen tidak tetap yang harus diperhitungkan sebagai komponen penggajian. Bonus umumnya dihitung berdasarkan suatu target yang berhasil dicapai karyawan.
Sedangkan upah lembur dihitung apabila seorang karyawan bekerja melebihi jam kerjanya sehari. Berdasarkan aturan Kepmenakertrans No. 102/MEN/VI/2004, upah lembur per jam dihitung dengan rumus 1/173 x upah sebulan, yakni: upah pokok bulanan 100% dan tunjangan tetap.
Ada beberapa skema upah lembur, di antaranya:
- Pada hari kerja, upah lembur per jam dihitung sebagai berikut: 1,5 x upah per jam untuk jam pertama lembur dan 2 x upah per jam untuk jam seterusnya.
- Pada hari libur nasional, upah lembur dihitung sebagai berikut: 1. Untuk perusahaan dengan 5 hari kerja, 2 x upah per jam untuk 8 jam pertama, 3 x upah per jam untuk jam ke-9 dan, 4 x upah sejam untuk jam ke-10 dan ke-11. 2. Untuk perusahaan dengan 6 hari kerja, 2 x upah per jam untuk 7 jam pertama, 3 x upah per jam untuk jam ke-8, dan 4 x upah per jam untuk jam ke-9 dan ke-10. 3. Untuk hari libur yang jatuh pada hari kerja terpendek (misalnya Sabtu), 2 x upah per jam untuk 5 jam pertama, 3 x upah per jam untuk jam ke-6, dan 4 x upah per jam untuk jam ke-7 dan ke-8.
Pemotongan atas Pajak Penghasilan (PPh 21)
PPh 21 adalah potongan pajak atas penghasilan yang diterima setiap karyawan. Divisi HR wajib melakukan pemotongan ini saat menghitung gaji karyawan. Menurut Peraturan Direktur Jenderal (Perdirjen) Pajak Nomor PER-32/PJ/2015, potongan PPh 21 untuk Wajib Pajak dengan penghasilan tahunan sampai Rp50.000.000 adalah 5%. Sedangkan untuk Wajib Pajak dengan penghasilan tahunan di atas Rp50.000.000 sampai Rp250.000.000 adalah 15%.
Pemotongan untuk BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan
Setiap perusahaan Indonesia wajib melakukan pemotongan untuk pembayaran BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan, yang bermanfaat bagi kesehatan dan masa pensiun karyawan.
Untuk iuran BPJS Kesehatan, 1% dibayarkan pekerja dan 4% dibayarkan perusahaan. Sedangkan untuk iuran BPJS Ketenagakerjaan, 2% dibayarkan pekerja dan 3,7% dibayarkan perusahaan.
Selain sejumlah komponen di atas, masih ada berbagai komponen unik lainnya yang mungkin diterapkan oleh suatu perusahaan, seperti asuransi, uang jasa, potongan atas keterlambatan, potongan karena tidak masuk tanpa izin, dan lain sebagainya.
Contoh Payroll System yang Andal
Salah satu contoh payroll system yang dapat diandalkan adalah iDempiere ERP. Anda mungkin bertanya, “Apa itu ERP dan kenapa saya perlu mengandalkannya?” Nah, ERP adalah singkatan dari Enterprise Resource Planning. Pengertian ERP adalah business software yang mampu mengotomatisasi seluruh proses bisnis perusahaan secara terintegrasi (terhubung satu sama lain), sehingga lebih mudah untuk dikelola.
Hadir dengan sejumlah modul ERP terbaik, ERP iDempiere dapat memudahkan berbagai proses bisnis perusahaan, termasuk penggajian. Proses penggajian meliputi input data komponen gaji dan menghasilkan slip pembayaran gaji. iDempiere ERP juga mampu mengotomatisasi prorata untuk gaji (bulanan) dan THR (tahunan) berdasarkan peraturan pemerintah.
Untuk bisa membayarkan gaji karyawan, dibutuhkan 2 hal yang sangat penting, yaitu:
-Pencatatan data karyawan, termasuk KTP, KK, kontrak (pendataan karyawan baru, mutasi, dan pendataan karyawan keluar), dan lain-lain
-Puluhan komponen gaji, termasuk gaji pokok, asuransi, uang terlambat, alpha, pinjaman, dan lain-lain
Komponen gaji setiap karyawan sendiri terdiri dari 2 jenis, yaitu:
-Komponen yang melekat pada karyawan, sehingga formulanya sama untuk setiap karyawan dan bisa dihitung oleh sistem, seperti PPh 21, BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan, potongan untuk alpha, dan lain-lain.
-Komponen yang tidak melekat pada karyawan, sehingga nominalnya berbeda-beda untuk setiap karyawan dan harus dimasukkan sendiri, seperti gaji pokok, asuransi, status pajak, dan gaji pokok.
Payroll system dari ERP HRD iDempiere juga dapat disesuaikan dengan mekanisme penggajian yang unik dari setiap perusahaan. Sebagai contoh, di suatu perusahaan manajemen karyawan dilakukan oleh divisi HR, sementara proses penggajian dilakukan oleh divisi finance & accounting, sehingga divisi HR tidak mengetahui nilai gaji para karyawan. Fleksibilitas dari ERP iDempiere bisa memfasilitasi kebutuhan tersebut.
Modul ERP payroll dari iDempiere dapat memperhitungkan setiap komponen pembentuk gaji di atas secara otomatis, sehingga divisi keuangan bisa segera menerbitkan invoice untuk penggajian. Setelah diproses, maka divisi akuntansi akan mencatatnya sebagai pengeluaran untuk penggajian, kemudian slip gaji pun diterbitkan dan diserahkan ke masing-masing karyawan.
Tak hanya untuk penggajian, iDempiere ERP juga bisa menyederhanakan proses bisnis lainnya, seperti akuntansi dan keuangan, manajemen rantai pasokan, manajemen hubungan pelanggan, dan manajemen pergudangan.
Keamanannya sendiri tak perlu dikhawatirkan lagi, karena iDempiere dipasang di cloud terpercaya, yaitu Amazon Web Services. Jika Anda ingin bertanya lebih lanjut tentang ERP iDempiere, silakan hubungi nomor 0821-2228-2266.