Mengenal Istilah Umum Di ERP iDempiere

Mengenal Istilah Umum di ERP iDempiere

Bagi kamu yang baru mulai menggunakan software iDempiere, ada beberapa istilah yang nantinya akan sering kamu temui seperti Client, Organization, Chart of Account, dan beberapa istilah lainnya. 

Apa saja sih mereka? Dan apa maksud istilah-istilah ini? Semoga tulisan pendek ini bisa memberikan jawabannya. 

Client

Client atau yang disebut juga Tenant, adalah istilah yang mewakili business identity seperti Perusahaan atau Organisasi. Jadi misalkan perusahaan kamu Namanya PT UNTUNG ABADI, berarti nama Client yang diset adalah “UntungAbadi” 

Misalkan kamu punya perusahaan lain PT UNTUNG SELAMANYA tapi hanya mau menggunakan satu program iDempiere Indonesia, kamu bisa membuat Client baru dengan nama “UntungSelamanya”, karena iDempiere Indonesia memiliki fitur multi client yang berarti kita bisa menginput lebih dari satu Client dalam satu sistem iDempiere yang kita jalankan. 

Namun perlu dicatat bahwa walaupun berada dalam satu sistem, masing-masing Client menjadi entitas terpisah yang saling mengisolasi diri. Jadi data Client “UntungAbadi” hanya bisa dilihat PT UNTUNG ABADI, tidak bisa dilihat oleh Client “UntungSelamanya”. 

Baca juga : Sistem ERP: Pengertian, Manfaat, dan Penerapannya bagi Perusahaan

Organization

Tiap Client harus memiliki satu Organization, bisa jadi perusahaan atau organisasi itu sendiri atau bisa juga cabang lain, divisi lain, atau anak perusahaan. Entitas apapun yang dikategorikan sebagai Organization dalam satu Client, bisa saling mengakses data. 

Jadi misalkan PT UNTUNG ABADI kamu memiliki hanya satu toko dan satu divisi, sedangkan PT UNTUNG SELAMANYA memiliki 2 anak perusahaan yang masing-masing memiliki 4 cabang, berarti Organization dari Client “UntungAbadi” adalah “UntungAbadiStore”, sedangkan Organization dari Client “UntungSelamanya” adalah “Anak1”, “Cabang1Anak1”, dan seterusnya. 

Business Partner

Business Partner adalah semua entitas yang bertransaksi dengan Client kamu. Bisa Customer, Vendor, Karyawan, bahkan organisasi bisa diset sebagai partner. Kembali ke contoh dua perusahaan kamu, PT UNTUNG SELAMANYA bisa menjadi partner dari PT UNTUNG ABADI dan juga sebaliknya. 

Product

Product ini mencakup semua barang dan jasa yang dibutuhkan tiap-tiap Client kamu. Bisa produk/jasa yang dijual ke konsumen, produk/jasa yang dibeli dari vendor untuk memproduksi produk/jasa jualan kamu, atau produk yang dibeli dari vendor untuk dan digunakan perusahaan. 

Produk-produk ini tentunya jumlahnya sangat banyak dan kegunaannya juga beragam. Pengelompokan produk-produk ini dilakukan iDempiere dengan fitur Warehouse. 

Warehouse

Warehouse adalah tempat mengalokasikan produk-produk yang sudah diinput. Semacam ‘gudang’ kita. Warehouse didaftarkan pada Organization dan masing-masing Organization bisa memiliki lebih dari satu Warehouse tergantung kegunaannya. 

Jadi misalkan kita daftarkan tiga ‘gudang’ ke Organization “Anak1Cabang1” kita di atas, itu berarti akan ada tiga Warehouse “GudangProdukJual”, “GudangProdukProduksi” dan “GudangProdukPakai”. Data dari satu gudang ke gudang lain bisa dipindahkan walaupun dari beda Organization. Jadi misalkan kita mau pindahkan barang dari salah satu gudang Organization “Anak2Cabang2” ke gudang  “GudangProdukPakai” itu sangat memungkinkan asalkan masih di dalam satu Client. Kalau memindahkan ke produk ke gudang milik “UntungAbadiStore” jelas tidak bisa karena beda Client. 

Bila gudang kamu itu luas dan menampung beragam jenis produk jual dan tersimpan di rak-rak terpisah, kamu bisa alokasikan produk itu di iDempiere dengan menggunakan fungsi Locator di iDempiere. 

Fungsi Locator ini akan memetakan posisi produk-produk kamu di dalam Warehouse. Kamu bisa tentukan lokasi setiap produk berdasarkan di lorong (aisle) mana mereka berada (X), di rak dan kardus (bin) mana (Y) kamu meletakkannya. Kalau kamu punya rak bertingkat, kamu bahkan bisa menentukan di tingkat (level) berapa produk kamu disimpan. 

Banyak pebisnis yang belum menyadari betapa pentingnya fungsi Locator di Warehouse untuk mempercepat produktivitas kerja. Banyak pemilik pabrik enggan menggunakan ERP system dan hanya mengandalkan kepala gudangnya untuk melakukan management warehouse yang merupakan titik vital untuk mempercepat proses produksi. Coba bayangkan bila kepala gudang tidak masuk, catatannya ada tapi hanya dia yang bisa baca, bukankah proses pencarian barang menjadi lebih lama?

Chart of Account

Istilah yang satu ini erat dengan fungsi accounting pada bisnis. Chart of Account (CoA) adalah pengodean yang dilakukan iDempiere untuk melakukan pencatatan transaksi. Dengan begitu iDempiere bisa dengan cepat melakukan penghimpunan data menjadi informasi yang bermanfaat untuk memutuskan keputusan bisnis.

Penjelasan di atas adalah gambaran singkat tentang bagaimana iDempiere mengorganisasi data. Untuk mengetahui lebih jauh bagaimana iDempiere Indonesia bisa membantu bisnis kamu lebih produktif dan efisien kamu bisa langsung kontak KOSTA Consulting dan menceritakan bisnis keunikan bisnis kamu. Bersama kita akan bangun sistem untuk menjadikan bisnis kamu “UNTUNG SELAMANYA”. 

KOSTA CONSULTING