Pengelolaan aset individu mungkin dapat dilakukan secara manual. Namun, pengelolaan ribuat aset milik perusahaan secara manual hanya akan menyita waktu dan rentan menimbulkan kesalahan akibat human error. Oleh karena itu, dibutuhkan software asset management untuk membantu Anda mengelolanya.
Asset management atau dalam bahasa Indonesia, manajemen aset sendiri merupakan tindakan mengelola aset agar dapat digunakan dengan maksimal atau dilepaskan jika sudah tidak bernilai lagi.
Aset sendiri adalah harta benda yang berguna dan menunjukkan kekayaan suatu perusahaan. Aset terdiri dari 2 jenis, yaitu: aset berwujud, seperti tanah dan aset tidak berwujud, seperti hak cipta. Oleh karena itu, asset management adalah proses pengelolaan yang sangat penting, baik bagi individu maupun perusahaan.
Pengertian Software Asset Management
Software asset management adalah software bisnis yang dapat mengotomatisasi pengelolaan dan membantu optimalisasi pembelian, distribusi, penggunaan, pemeliharaan, pemulihan, dan pelepasan (disposal) aset dari suatu perusahaan.
Sebagai bagian terpenting dari suatu perusahaan, maka aset harus dikelola dengan baik. Dengan begitu, aset dapat memberikan manfaat yang maksimal untuk mencapai tujuan perusahaan. Aset perusahaan perlu ditinjau secara berkala untuk mengetahui aset apa saja yang masih bisa digunakan, diperbaiki, atau bahkan dilepaskan.
Di dalam mengelola aset perusahaan, dibutuhkan pengambilan keputusan yang tepat, sehingga melibatkan semua pihak di dalam tingkat manajemen. Selain agar bisa memutuskan dengan tepat, hal ini juga dimaksudkan agar keputusan tersebut bisa diimplementasikan dengan baik di setiap divisi.
7 Manfaat Software Asset Management
Lantas, apa saja manfaat software manajemen aset di dalam proses ini? Berikut penjelasannya:
Merekam Data Aset dengan Rinci
Software manajemen aset yang baik mampu merekam data aset secara rinci sebagai berikut:
- Merekam informasi perolehan aset mulai dari cara memperoleh aset (beli, tukar, hibah, dlsb), kategorisasi aset, penjurnalan aset, nilai aset, umur aset, dan informasi penting lainnya yang dibutuhkan perusahaan dalam perekaman perolehan aset. Perusahaan akan lebih mendapatkan kemudahan dalam pembentukan data perolehan aset ini bila software manajemen aset mereka terintegrasi dengan software procurement.
- Merekam informasi rinci tentang aset, seperti penetapan nomor serial aset, penetapan waktu dimulainya depresiasi aset, penempatan aset, baik di dalam kantor maupun di tangan customer), saldo depresiasi aset, lisensi, asuransi, pajak, bahkan rekaman perawatan dan revaluasi aset. Menghasilkan label untuk setiap aset berupa barcode dengan mengacu pada informasi aset di atas.
- Memfasilitasi perhitungan umur aset, biaya depresiasi, dan aneka metode penyusutan yang bisa digunakan, seperti: metode penyusutan garis lurus, saldo menurun tunggal, saldo menurun ganda, jumlah angka tahun, dan satuan hasil produksi. Dengan begitu, nominal depresiasi aset akan terkoreksi setiap bulannya, sehingga memudahkan divisi akuntansi untuk mengecek apakah saldo depresiasi masih ada atau tidak.
- Merekam perpindahan aset secara rinci dengan workflow approval sesuai kebijakan perusahaan, baik antar karyawan, antar divisi, antar cabang, maupun antar perpindahan aset yang ditempatkan di customer.
- Merekam tindakan asset disposal (pelepasan aset) dengan berbagai alasan, seperti: charity (disumbangkan), destroyed (dihancurkan), scraped (dibuang), sold (dijual), sold w/trade (tukar tambah), theft (dicuri), atau alasan lain yang dimiliki perusahaan.
Menyajikan Data yang Real-Time
Perusahaan akan mendapatkan gambaran yang akurat dan terkini tentang setiap aset yang dimiliki, mulai dari lokasi penempatan aset, kondisi, hingga depresiasinya. Hal ini memudahkan divisi terkait, termasuk divisi akuntansi saat mencatat penyusutan aset. Selain itu, software manajemen aset juga dapat mendeteksi adanya duplikasi catatan, sehingga bisa segera dihapus dan menghindarkan perusahaan dari kebingungan.
Memelihara Aset
Aset yang tidak bernilai lagi bisa memunculkan biaya perawatan yang tak perlu, sehingga menurunkan efisiensi operasional perusahaan. Aplikasi asset management dapat menyediakan semua informasi penting, mulai dari pembelian hingga pemeliharaan dari setiap aset.
Aplikasi asset management menyediakan parameter yang menentukan kapan dan di dalam kondisi seperti apa sebuah aset harus mendapatkan perawatan tertentu, contoh: saat kendaraan mencapai km tertentu, maka ia harus diservis. Dengan penentuan batas km dan perekaman km berjalan yang rutin, maka software akan mengingatkan jika kendaraan tersebut telah mencapai km tertentu dan perlu diservis.
Demi kemudahan pelacakan, software ini juga menyediakan maintenance record yang merekam secara rinci aset apa aja yang pernah mendapatkan perawatan. Tak hanya itu, aplikasi asset management yang baik juga dapat memberi tahu aset mana yang bisa dipakai untuk menggantikan aset yang sedang dirawat.
Dengan seluruh proses di atas, maka perusahaan dapat lebih mudah untuk mengambil berbagai langkah efektif dan efisien atas setiap aset tanpa perlu melacaknya satu per satu secara manual.
Meningkatkan Efisiensi Operasional Perusahaan
Aplikasi asset management menyediakan rincian aset, kemampuan perusahaan, syarat pemeliharaan, peningkatan, dan lain-lain. Hal itu memudahkan perusahaan untuk menyelaraskan kebutuhan dengan kemampuan perusahaan. Dengan begitu, pihak manajemen dapat mempertimbangkan pembelian suatu aset dengan matang.
Menciptakan Manajemen Risiko
Manajemen risiko adalah metode analisis, identifikasi, dan kendali untuk menghindari atau bahkan meniadakan risiko pada sebuah perusahaan. Oleh karena itu, software manajemen aset bisa membantu perusahaan untuk melakukan hal serupa atas aset yang dimiliki.
Dengan adanya rincian data aset, software manajemen aset bisa mengolah data tersebut dan menghasilkan laporan yang dibutuhkan untuk menghindari risiko pengadaan aset yang tidak efektif dan efisien.
Menjaga Aset dengan Aman
Aset perusahaan yang cukup banyak dan variatif memerlukan kontrol yang menjamin keamanannya. Aplikasi asset management dapat menyimpan aset tak berwujud dan data aset berwujud dengan baik, dengan menyediakan informasi rinci mengenai kinerja aset dan notifikasi servis secara berkala, sehingga meminimalkan risiko kerusakan aset.
Software manajemen aset juga bisa merekam semua kasus kehilangan lengkap dengan kronologinya, sehingga bisa dilakukan analisis untuk meningkatkan keamanan aset, sehingga meminimalkan risiko kehilangan aset.
Software Asset Management Memudahkan Proses Audit
Business software ini juga membantu perusahaan untuk melakukan audit demi meningkatkan visibilitas aset perusahaan dan mengurangi risiko hukum.
Lewat proses audit atas aset, perusahaan bisa mengidentifikasi lisensi yang telah kedaluwarsa dan aset yang telah usang. Dengan demikian, perusahaan bisa melepasnya, sehingga tidak akan mengalami kerugian finansial untuk merawat dan membayar pajak atas aset yang telah usang.
Kesimpulan
Manajemen aset yang tepat mampu menekan pengeluaran dan meningkatkan pemasukan perusahaan. Untuk melakukannya dengan baik dan benar, dibutuhkan aplikasi asset management yang andal. Selain aplikasi asset management, perusahaan juga membutuhkan inventory sistem untuk mengelola persediaannya.
ERP iDempiere menawarkan modul manajemen aset dan inventory sistem yang mencakup sejumlah manfaat di atas. Tak hanya itu, iDempiere juga bisa mengintegrasikan manajemen aset dengan seluruh proses bisnis lainnya.
Terkait keamanannya, iDempiere bisa diinstal di server perusahaan (on-premise) maupun di cloud terpercaya, yaitu Amazon Web Service. Fleksibilitasnya pun tak perlu diragukan, karena iDempiere bisa dikonfigurasi sesuai keunikan proses bisnis perusahaan dan digunakan tanpa batasan jumlah pengguna (unlimited user).
Untuk informasi mengenai modul asset management dan modul lainnya dari ERP iDempiere, silakan hubungi Kosta Consulting di nomor 0821-2228-2266.