Sebelum memulai rekrutmen, perusahaan perlu terlebih dahulu memahami kebutuhannya untuk membuat job description dan job specification yang tepat. Meski sering disamakan, tetapi job description vs job specification sebenarnya adalah 2 dokumen yang berbeda.
Sebenarnya wajar saja jika kedua dokumen sering ini disamakan, karena keduanya sama-sama dibutuhkan perusahaan untuk mencari karyawan baru.
Job Description vs Job Specification
Lantas, apa saja yang membedakan job description dengan job specification? Yuk, simak penjelasannya di bawah ini:
Definisi
Job description adalah deskripsi pekerjaan, sedangkan job specification adalah spesifikasi pekerjaan. Dengan demikian, job specification berisi informasi yang lebih spesifik daripada job description.
Isi
Isi dari deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan pun berbeda. Deskripsi pekerjaan berisi tugas, peran, dan tanggung jawab dari suatu posisi. Dengan begitu, pelamar bisa mengetahui apa saja harapan perusahaan untuk posisi tersebut.
Sementara spesifikasi pekerjaan berisi kualifikasi, yaitu: pengetahuan, pengalaman, kemampuan, dan karakteristik yang dibutuhkan untuk memenuhi suatu posisi. Dengan begitu, pelamar bisa mengetahui apakah dirinya memenuhi kualifikasi tersebut.
Manfaat
Job description membantu pihak HRD untuk menentukan cakupan peran dan mengevaluasi kinerja karyawan. Selain itu, job description juga bermanfaat untuk menjawab pertanyaan para kandidat tentang peran dan tanggung jawab posisi yang mereka lamar.
Sementara job specification membantu pihak HRD untuk menemukan kandidat yang tepat untuk suatu posisi sesuai kualifikasi yang diinginkan perusahaan. Selama proses rekrutmen, para kandidat dapat menilai sendiri apakah mereka memenuhi persyaratan yang diminta perusahaan atau tidak.
Dengan demikian, hanya kandidat yang memang memenuhi persyaratan yang akan melamar. Kemudian, pihak HRD pun tak akan kesulitan menyaring kandidat mana saja yang memenuhi persyaratan.
Selain itu, job specification juga dapat digunakan kandidat untuk membuat CV yang lebih meyakinkan. Hal ini karena pengalaman dan kemampuan yang dibutuhkan tercantum dengan jelas di job specification.
Proses Pembuatan
Job description dibuat berdasarkan tugas dan peran dari suatu posisi. Sementara job specification dibuat berdasarkan job description yang telah dibuat dan regulasi pemerintah.
Sebagai contoh, untuk bisa terjun langsung ke dalam proses pengolahan makanan, menjadi lulusan jurusan Teknologi Pangan saja tidak cukup. Namun, pelamar juga harus memiliki sertifikasi nasional.
Peran di Dalam Evaluasi Kinerja
Evaluasi kinerja dilakukan untuk meninjau produktivitas karyawan dan memberikan penghargaan tertentu. Di dalam evaluasi kinerja, deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan memainkan peranan yang berbeda.
Deskripsi pekerjaan membantu perusahaan untuk menentukan target apa saja yang harus dicapai, sehingga dapat melakukan penilaian secara objektif. Sementara spesifikasi pekerjaan membantu perusahaan untuk menentukan mutasi, kenaikan gaji, dan promosi berdasarkan kualifikasi yang dimiliki karyawan.
Kesimpulan
Dokumen job specification dan job description sama-sama wajib dirumuskan dengan benar dan rinci oleh perusahaan. Penyusunan keduanya akan melibatkan HRD dan pimpinan divisi yang membutuhkan karyawan baru.
Kedua dokumen itu saling terkait satu sama lain. Job description memengaruhi penentuan kualifikasi di job specification. Sementara spesifikasi pekerjaan memberikan kualifikasi yang lebih spesifik untuk memperoleh kandidat yang sesuai kebutuhan perusahaan.
Data para kandidat kemudian dapat direkam di dalam software ERP HRD dari iDempiere untuk kebutuhan pengarsipan. Data itu bisa digunakan di kemudian hari untuk proses administratif karyawan baru, seperti pembuatan surat kontrak. Tak hanya itu, ERP iDempiere juga dapat meringankan pekerjaan divisi HRD di dalam payroll, leave, reimbursement, dan loan.
Menariknya lagi, software ERP Indonesia dapat mengotomatisasi seluruh proses operasional secara terintegrasi. Jadi, Anda hanya membutuhkan 1 software untuk seluruh kegiatan operasional perusahaan, termasuk untuk software akuntansi online, software gudang, software produksi, dan lain sebagainya.
Terkait keamanannya, software ERP iDempiere diinstal di IaaS terpercaya, yaitu Amazon Web Services, sehingga keamanannya sangat terjamin. Untuk informasi lebih lanjut, silakan hubungi Kosta Consulting di nomor 0821-2228-2266.