Invoice penjualan adalah dokumen yang harus diterbitkan oleh perusahaan dagang sebagai bukti terjadinya penjualan, bentuk penagihan, pencatatan penjualan yang rinci.
Setelah diterbitkan, invoice ini akan dikirimkan pihak penjual kepada pihak pembeli, baik di dalam bentuk fisik maupun elektronik.
Invoice ini umumnya akan diterima pembeli bersamaan dengan barang yang dibeli. Namun, ada pula yang mengirim invoice tersebut sejak awal transaksi, tergantung kesepakatan kedua belah pihak.
Invoice Penjualan adalah Dokumen Penting
Invoice penjualan adalah dokumen penagihan yang diterbitkan dan dikirimkan penjual kepada pembeli. Dokumen ini merupakan bukti transaksi yang menyatakan bahwa pembeli telah membeli suatu barang, baik secara tunai maupun kredit.
Invoice ini memuat berbagai data penting terkait penjualan, mulai dari nama barang, harga per unit, tanggal transaksi, diskon, hingga total harga yang harus dibayar pembeli.
Sebagai bukti penjualan, invoice juga bisa digunakan sebagai bukti yang sah ketika pembeli ingin mengajukan komplain terhadap produk yang dibeli.
Manfaat Invoice Penjualan
Disebut juga sebagai sales invoice, invoice penjualan memiliki sejumlah manfaat penting, di antaranya:
- Menginformasikan rincian barang yang telah dibeli (nama, kuantitas, dan harga barang).
- Sebagai bukti tertulis atas terjadinya transaksi jual beli untuk penyusunan laporan keuangan.
- Menginformasikan nilai tagihan dan metode pembayaran yang harus dilakukan pelanggan.
- Sebagai bukti yang sah untuk pelaporan pajak.
- Sebagai rujukan yang sah jika barang akan dijual kembali.
- Sebagai alat komplain yang sah bagi pembeli jika barang yang diterima tidak sesuai kesepakatan.
Jenis Sales Invoice
Berdasarkan jenisnya, sales invoice terbagi menjadi empat jenis, yakni: standard, proforma, international commercial, dan repeating. Keempat jenis sales invoice itu bisa dipilih sesuai kebutuhan kebutuhan perusahaan sebagai berikut:
Standard Invoice
Standard invoice merupakan dokumen yang umum dijumpai, karena bersifat fleksibel untuk berbagai macam transaksi.
Invoice ini terdiri dari berbagai komponen, seperti: tanggal transaksi, nomor transaksi, identitas penjual, identitas pembeli, daftar barang, rincian dan total harga, serta metode pembayaran.
Proforma Invoice
Proforma invoice adalah invoice sementara yang diberikan penjual kepada pembeli sebelum barang diberikan kepada pembeli. Komponennya meliputi nama barang, sifat barang, sistem pengiriman, dan total harga.
International Commercial Invoice
Jenis ini merupakan invoice khusus untuk transaksi jual beli di mancanegara. Biasa digunakan untuk transaksi impor, invoice ini berfungsi sebagai dokumentasi di perdagangan luar negeri dan informasi pajak dari nilai pabean.
Selain komponen di standard invoice, ada beberapa komponen yang perlu ditambahkan, yakni: deskripsi barang, volume barang, kuantitas, format pengemasan, harga total, waktu pengiriman, asuransi, biaya tambahan, dan lain sebagainya.
Repeating Invoice
Berbeda dengan 3 jenis invoice di atas, repeating invoice dibuat secara otomatis sesuai jadwal yang telah ditetapkan.
Cara Membuat Invoice Penjualan
Invoice penjualan harus dibuat sejelas dan serinci mungkin. Anda dapat membuatnya dengan tulisan tangan, Microsoft Excel, atau software ERP yang mengintegrasi seluruh proses operasional. Berikut adalah deretan informasi yang harus tercantum di dalam invoice:
- Identitas penjual dan pembeli yang berisi nama, logo (khusus penjual), alamat, serta nomor telepon.
- Nomor transaksi.
- Tanggal transaksi.
- Rincian barang yang dijual, meliputi: deskripsi, varian, dan kuantitas.
- Harga per unit, diskon, pajak, dan harga total.
- Nama dan tanda tangan kasir serta konsumen.
Kesimpulan
Invoice penjualan merupakan bukti penjualan dan landasan yang sah untuk penyusunan laporan keuangan. Oleh karena itu, invoice perlu dibuat serinci dan sejelas mungkin.
Kini Anda bisa membuat invoice dengan rinci, jelas, dan praktis menggunakan ERP iDempiere. Selain prakris, software ERP ini juga mampu mengintegrasi seluruh proses operasional bisnis.
ERP iDempiere juga bisa digunakan oleh banyak karyawan sekaligus (unlimited user). Untuk informasi lebih lanjut, silakan hubungi Kosta Consulting di nomor 0821-2228-2266.