Saat melakukan pembelian barang, maka invoice pembelian barang menjadi dokumen yang penting untuk dicatat dan diarsip. Bagi pembeli, dokumen ini merupakan bukti transaksi untuk mengetahui penggunaan anggaran belanja pada suatu periode.
Meskipun invoice kerap disamakan dengan purchase order dan nota, tetapi ketiganya memiliki perbedaan yang jelas dan mendasar. Simak penjelasan selengkapnya di bawah ini.
Pengertian Invoice Pembelian Barang
Invoice pembelian barang adalah dokumen yang memuat perjanjian antara penjual pembeli beserta perhitungan transaksi pembelian barang tertentu antara kedua pihak.
Jika invoice penjualan diterbitkan penjual dan diberikan kepada pembeli, maka invoice pembelian adalah invoice yang diterima pembeli dari penjual.
Disebut juga sebagai faktur pembelian, dokumen ini diterbitkan untuk menghindarkan kesalahpahaman antara 2 pihak yang bertransaksi.
Penjual akan mengirimkan barang/jasa sedangkan pembeli akan menerima barang/jasa tersebut disertai dengan invoice dengan nilai yang sudah disepakati.
Manfaat Invoice Pembelian
Sebagai bukti pembelian atas produk suatu perusahaan, invoice tentu memberikan sejumlah manfaat penting bagi pembeli, yaitu:
- Sebagai bentuk transparansi keuangan antara penjual dan pembeli
- Sebagai bukti otentik dan sah atas pembelian, sehingga bisa digunakan untuk komplain jika barang yang diterima tidak sesuai invoice.
- Menginformasikan nilai yang harus dibayar pembeli kepada penjual.
- Menjadi acuan dasar untuk pembuatan laporan keuangan.
Komponen Invoice
Sebagai bukti pembelian yang sah, invoice harus memuat beberapa komponen penting berikut ini:
- Nomor invoice,
- Tanggal penerbitan invoice,
- Identitas penjual dan pembeli,
- Rincian barang,
- Diskon (jika ada),
- Harga per unit,
- Pajak,
- Total harga yang harus dibayar,
- Tanggal jatuh tempo pembayaran,
- Metode pembayaran yang diterima penjual,
- Syarat dan ketentuan pembayaran (jika ada).
Perbedaan Invoice dan Nota
Hingga kini, perbedaan invoice dan nota masih sering membingungkan banyak orang. Nota diterbitkan sebelum barang berpindah tangan, sedangkan invoice diterbitkan setelah barang diterima.
Selain itu, nota sangat umum digunakan oleh siapa saja, termasuk toko kecil. Tak hanya untuk kegiatan jual beli, nota juga bisa digunakan sebagai tanda terima uang. Sementara invoice umumnya diterbitkan oleh perusahaan besar kena pajak.
Perbedaan Invoice dan Purchase Order
Lantas, apa perbedaan invoice dan purchase order? Sesuai namanya, invoice adalah dokumen penagihan yang dikirimkan penjual ke pembeli. Sementara purchase order (PO) adalah dokumen pesanan yang dikirim oleh pembeli ke penjual saat memesan barang.
Kemudian, PO berisi rincian dari barang yang hendak dipesan. Sementara invoice berisi rincian penagihan atas barang yang telah dibeli.
Terakhir, purchase order dikirim saat calon pembeli melakukan pemesanan, sedangkan invoice dikirim sebagai proses pembayaran dari transaksi yang telah disepakati.
Kesimpulan
Invoice pembelian barang merupakan bukti pembelian sah yang dapat dijadikan sebagai acuan untuk membuat laporan keuangan dan mengetahui berapa banyak penggunaan anggaran belanja yang digunakan.