Penyebab Invoice Lama Dibayar dan Cara Atasinya

Invoice yang lama dibayar memang menjadi kendala banyak perusahaan, baik perusahaan dagang maupun jasa. Wajar saja jika Anda bertanya-tanya apa saja penyebab invoice lama dibayar.  

Pasalnya, tidak lancarnya pembayaran invoice tentu menghambat kelancaran arus kas perusahaan. Maka dari itu, Anda perlu mengetahui penyebab dan cata mengatasi invoice lama dibayar.      

Penyebab Invoice Lama Dibayar

Ada beberapa hal yang bisa menyebabkan klien tak kunjung membayar invoice, bahkan terkadang melewati tanggal jatuh tempo, di antaranya:   

Klien Belum Menerima Invoice

Meskipun tampak klise, tetapi alasan ini bisa benar adanya. Ada 2 kemungkinan, yaitu: Anda memang belum mengirim invoice atau Anda telah mengirimnya, tetapi tercecer dan akhirnya hilang di tempat klien. Hal ini dapat terjadi karena terlalu banyaknya invoice di tempat klien. 

Anda Tidak Mencantumkan Nomor Purchase Order

Saat menerbitkan invoice, Anda wajib mencantumkan nomor purchase order sebagai acuan di dalam proses pengecekkan sebelum klien akhirnya melakukan pembayaran. 

Klien biasanya akan mencocokkan nama, varian, dan kuantitas produk di dalam purchase order dengan yang ada di invoice. Nah, jika nomor purchase order tidak dicantumkan, maka klien akan butuh waktu yang lebih lama untuk mengeceknya. Hal ini tentu menghambat kelancaran dan kecepatan pembayaran invoice.  

Invoice yang Kurang Jelas

Untuk membuat invoice, ada beberapa komponen yang harus dicantumkan secara rinci, antara lain: nomor invoice, tanggal penerbitan invoice, nomor purchase order, tanggal jatuh tempo, dan rincian produk atau jasa (nama, varian, dan kuantitas).   

Buatlah invoice sejelas mungkin agar klien tidak kesulitan untuk memahaminya, sehingga bisa membayar invoice dengan tepat waktu.   

Klien Juga Belum Dibayar

Terkadang klien belum bisa membayar invoice Anda karena ia pun belum menerima pembayaran dari pelanggannya. Jika ini terjadi, maka Anda tak perlu menagihnya secara agresif. Ingat, Anda perlu menjaga hubungan yang baik dengan klien. 

Namun, tagihlah dengan sopan dan tetap terapkan denda untuk keterlambatan bayar agar ia tetap segan untuk terlambat bayar lagi untuk pembelian berikutnya.   

Cara Mengatasi Invoice Lama Dibayar 

Lantas, bagaimana cara mengatasi klien yang tak kunjung membayar invoice? Simak caranya berikut ini: 

Pastikan Klien Telah Menerima Invoice

Agar klien tidak mengelak dengan alasan belum menerima invoice, pastikan Anda mengirim invoice ke alamat fisik atau alamat email yang benar. Jika Anda mengirimkan invoice secara fisik, maka kirimkan invoice 2 rangkap dengan tanda terima dan pastikan penerima menandatanganinya serta mencantumkan nama dan tanggal.  

Jika Anda mengirimkan invoice lewat email, pastikan penerima invoice membalas email itu. Jika belum ada balasan, maka Anda perlu menindaklanjutinya dengan menanyakan apakah klien telah menerima invoice itu atau belum. Anda bisa menanyakan hal ini lewat email, telepon, atau WhatsApp. 

Cantumkan Nomor Purchase Order

Karena memudahkan proses pengecekkan klien, maka nomor purchase order juga dapat mempercepat proses pembayaran invoice. Anda bisa mencantumkan nomor ini di bawah tabel rincian barang. Jika memungkinkan, tambahkan 1 kotak untuk nomor purchase order di invoice template Anda. 

Buat Invoice dengan Jelas dan Rinci

Pastikan semua komponen penting invoice telah tercantum di dalam invoice Anda. Untuk menghindari masalah invoice terselip atau basah karena terkena hujan, Anda bisa membuat invoice secara digital dengan bantuan ERP iDempiere dan mengirimkannya lewat email.    

Terapkan Denda dan Diskon

Terakhir, terapkan denda untuk keterlambatan bayar, bisa 5%, 15%, dst. Terapkan juga diskon untuk pembayaran sebelum tanggal jatuh tempo, bisa untuk 3 hari atau 1 minggu sebelumnya. Setelah menerapkannya, ingatlah untuk mengomunikasikannya kepada para klien dengan jelas dan rinci.  

Kesimpulan

Menagih invoice memang bukan hal mudah, tetapi bukan pula hal yang mustahil. Terapkan 4 cara di atas untuk mencegah keterlambatan bayar dari klien. Salam sukses!