Bagaimana ERP Software Membantu Sistem Konsinyasi?

Sistem konsinyasi merupakan salah satu sistem kerja sama yang menguntungkan. Namun sistem kerja sama ini membutuhkan keteraturan dan kerapian. Oleh karena itu, dibutuhkan ERP software yang tak hanya dapat membantu perekaman dan kerapian, tetapi juga membuat proses konsinyasi lebih efisien. 

Praktik penjualan dengan sistem konsinyasi ini banyak dilakukan para pebisnis, seperti di bidang makanan dan minuman, elektronik, pakaian dan lainnya. Lantas, apa itu konsinyasi dan manfaatnya bagi pebisnis? 

Pengertian Sistem Konsinyasi

Sistem konsinyasi adalah kerja sama  di mana pemilik barang (pihak pertama) menitipkan barang untuk dijual pemilik toko (pihak kedua) dengan harga dan syarat yang telah diatur di dalam perjanjian. Ketika ada barang yang terjual, maka pihak kedua akan memperoleh komisi dari pihak pertama atau langsung memperoleh keuntungan dari harga jual barang yang ditingkatkan. 

Kata konsinyasi sendiri berasal dari kata consignation di dalam bahasa Inggris. Dengan begitu, pihak pertama disebut consignor dan pihak kedua pihak disebut consignee. Sementara barang yang dititipkan disebut consigned goods atau barang konsinyasi.  

Skema Konsinyasi

Seperti sistem penjualan lainnya, sistem penjualan konsinyasi tidak mungkin terjadi begitu saja, melainkan dibutuhkan beberapa tahapan untuk mencapai kata sepakat, antara lain:  

Consignor Memilih Consignee

Pertama, consignor akan meriset tempat-tempat strategis dengan berbagai pertimbangan, seperti kedekatan dengan konsumen atau nama besar toko, untuk melakukan kerja sama konsinyasi. 

Membuat Perjanjian

Selanjutnya, consignor akan menghubungi consignee dan mengajukan kerja sama dengan berbagai kesepakatan tertentu. Demi kenyamanan kedua belah pihak, kesepakatan tersebut dituangkan ke dalam surat perjanjian konsinyasi. 

Surat perjanjian konsinyasi memuat sistem pembagian hasil, penagihan, dan pengembalian barang. Perjanjian ini juga memuat ketentuan serta batas waktu pengiriman dan penjualan barang. Apabila ada barang yang tak terjual setelah melewati batas waktu penjualan, maka barang itu akan dikembalikan kepada pihak pertama atau perjanjian konsinyasi bisa diperpanjang berdasarkan kesepakatan bersama.  

Untuk usaha konsinyasi sederhana, maka dapat dibuat perjanjian dengan format umum yang dibubuhkan tandatangan kedua belah pihak di atas materai. Namun, jika usaha konsinyasi itu bersifat besar, seperti penjualan pakaian atau sepatu branded, maka sebaiknya gunakan jasa kantor hukum demi terjaminnya hukum dari bisnis tersebut.   

Pengiriman dan Kontrol Barang

Langkah selanjutnya,  consignor mengirimkan barang konsinyasi ke consignee untuk dijual ke konsumen. Setelah itu, consignor harus secara rutin mengecek kondisi dan jumlah barang yang dititipkan ke toko. 

Memasok Barang

Demi terjalinnya kerja sama yang baik, maka consignor wajib mengelola bisnisnya melalui pemasokan barang yang terjadwal. Dengan begitu, pelanggan tak perlu mencari barang serupa ke tempat lain, karena kosongnya stok barang konsinyasi di toko consignee.  

Mengelola Stok Barang

Pihak consignor harus mampu mengelola stok dengan tepat agar tidak mubazir, terlebih jika barang itu memiliki masa kedaluwarsa. Untuk mengelolanya dengan tepat, diperlukan laporan yang jelas terkait keluar masuknya setiap barang, yang juga memuat jumlah barang yang rusak saat diterima.  

Menyusun Laporan

Untuk keperluan pemantauan, baik consignor maupun consignee wajib menyusun berbagai laporan demi kelancaran dan kejelasan bisnis konsinyasi, seperti: laporan keluar masuk barang, laporan stok secara spesifik, laporan arus kas, dan laporan keuangan. 

Keuntungan Menerapkan Sistem Konsinyasi

Sistem penjualan konsinyasi diminati banyak pebisnis pemula, karena sangat bermanfaat bagi yang belum berpengalaman bisnis. Selain itu, inilah deretan keuntungan dari sistem penjualan konsinyasi bagi kedua belah pihak: 

– Bagi Consignor:

1. Menghemat Biaya Tenaga Kerja dan Pelayanan  

Pemilik barang dapat menghemat biaya biaya tenaga kerja dan pelayanan, karena tidak perlu merekrut pegawai baru untuk melayani konsumen dan menjual barang secara langsung. 

2. Menghemat Biaya Pemasaran 

Dengan sistem konsinyasi, barang yang dimiliki bisa dipasarkan di toko yang memiliki banyak pelanggan, sehingga dapat menjangkau pasar yang lebih luas. Pemilik barang tidak perlu mengeluarkan biaya pemasaran lebih, karena barangnya otomatis memperoleh eksposur saat dititipkan ke suatu toko dengan banyak pelanggan.   

3. Berfokus pada Proses Produksi  

Proses produksi dapat menguras tenaga dan pikiran serta memakan waktu yang cukup lama. Dengan sistem penjualan konsinyasi, pemilik barang bisa lebih fokus untuk berinovasi demi meningkatkan daya saing barang dari segi kualitas dan tampilannya.  

– Bagi consignee: 

1. Minimnya Risiko Kerugian  

Kemungkinan terburuk dari sistem konsinyasi bagi consignee adalah tidak terjualnya barang konsinyasi. Namun, consignee tidak akan mengalami kerugian akibat kerusakan barang. 

2. Meningkatnya Stok Produk  

Dengan sistem konsinyasi, consignee tidak akan kekurangan stok barang, karena akan terus dikirimkan oleh consignor. Barang konsinyasi itu bisa menambah varisi barang yang dijual di etalase tokonya. 

3. Memperoleh Keuntungan tanpa Modal 

Hanya menjual produk, consignee tidak perlu mengeluarkan modal untuk produksi atau membeli barang dari consignor, karena consignee itu merupakan pilihan consignor. 

Meski tanpa modal, tetapi consignee tetap memperoleh komisi dari consignor, selama barang konsinyasi dibeli konsumen. Keuntungan ini dapat berasal dari komisi dari consignor atau dengan langsung meningkatkan harga jual. 

Kerugian Menerapkan Sistem Konsinyasi

Di dalam dunia bisnis, selalu ada keuntungan dan kerugian, demikian pula dengan sistem konsinyasi. Nah, ini dia deretan kerugian dari penerapan sistem konsinyasi: 

– Bagi consignor: 

1. Besarnya Risiko Kerugian

Jika risiko kerugian yang diterima consignee terbilang minim atau kecil, maka lain halnya dengan consignor. Consignor tidak mengatur strategi pemasaran, karena hal itu diserahkan kepada consignee. Nah, strategi pemasaran yang kurang tepat dari pihak consignee bisa membuat barang konsinyasi tertahan cukup lama di pihak consignee atau dikembalikan ke pihak consignor, karena tak kunjung laku (sesuai perjanjian konsinyasi). 

2. Tidak Langsung Menerima Uang 

Consignor tidak langsung menerima uang setelah barang terjual, karena sistem pembayaran mingguan atau bulanan yang telah disepakati sejak awal.  

– Bagi consignee: 

1. Harus Merawat dan Memantau Barang 

Pihak consignee harus merawat, menjaga, dan memantau stok barang yang dititipkan dengan benar. Hal ini karena di dalam perjanjian konsinyasi, kehilangan barang menjadi tanggung jawab pihak consignee dan akan ditagihkan sebagai barang yang laku terjual oleh consignor. 

Penerapan ERP Software untuk Sistem Konsinyasi

Meski tampak sederhana, tetapi skema konsinyasi dapat menimbulkan berbagai kesalahan kecil yang berdampak besar. Kesalahan yang umum terjadi adalah kekeliruan dalam pengelolaan stok yang menimbulkan tertahannya banyak barang kedaluwarsa. Selain itu, kerap kali terjadi kekeliruan dalam pelaporan, yang menimbulkan kurangnya pembayaran, yang jika terakumulasi dapat berujung pada berakhirnya perjanjian kerja sama.   

Untuk mencegah berbagai kesalahan tersebut, dibutuhkan sistem yang dapat mengotomatisasi dan mengintegrasikan seluruh proses bisnis konsinyasi agar tidak menimbulkan kesalahan, yakni ERP software atau yang sering disebut sistem ERP. 

Sistem ERP yang dilengkapi modul ERP inventory dapat mempermudah pengendalian stok barang dengan memberi tahu stok barang apa saja yang perlu diisi pada waktu tertentu sesuai kesepakatan kedua belah pihak.   

Selain itu, ERP software dengan modul ERP SCM (supply chain management) juga mempermudah proses permintaan dan pembayaran antara consignor dan consignee. Hal itu akan memperlancar alur keluar masuk barang, sehingga dapat memenuhi permintaan konsumen dengan baik.   

Dari segi keuangan, software ERP juga mampu menyederhanakan pengelolaan keuangan dari kedua belah pihak secara terintegrasi. Modul ERP keuangan dapat membantu kedua pihak untuk menyusun laporan dengan lebih cepat, memantau proses keuangan secara berkelanjutan, dan menyinkronkan dokumen ke transaksi bersangkutan untuk memberikan informasi keuangan yang jelas bagi kedua belah pihak. 

Kesimpulan

Penjualan sistem konsinyasi adalah salah satu jenis kerja sama bisnis yang paling diminati, terutama oleh pebisnis baru, karena dapat mengurangi beban bisnis, seperti tenaga kerja dan pelayanan. Namun, untuk menjalankan skema konsinyasi, dibutuhkan beberapa tahapan yang cukup rumit. 

ERP software hadir untuk menyederhanakan skema bisnis tersebut dengan otomatisasi dan integrasi. Berbagai modul ERP yang sangat dibutuhkan dalam usaha konsinyasi antara lain: inventory management, finance and accounting management, dan supply chain management.  

Jasa implementasi ERP dari Kosta Consulting hadir untuk menyederhanakan kegiatan bisnis sesuai keunikan proses bisnis setiap perusahaan. Sebagai vendor ERP yang telah berdiri selama 10 tahun, Kosta Consulting mampu memberikan layanan dan dukungan terbaik bagi setiap pelanggan. Untuk informasi lebih lanjut tentang implementasi ERP software, silakan hubungi Kosta Consulting di  0821-2228-2266.