Fungsi ERP untuk Perusahaan Konstruksi

Pesatnya perkembangan infrastruktur di Indonesia membawa angin segar kepada industri konstruksi, yang memiliki kegiatan utama berupa pembangunan berbagai proyek, seperti bangunan, jalan raya, jembatan, dan sebagainya. Di dalam pembangunan ini, perusahaan konstruksi membutuhkan program ERP untuk perusahaan konstruksi yang dapat mengotomatisasi proses bisnisnya secara terpadu.  

Demi kelancaran pembangunan suatu proyek, diperlukan berbagai sumber daya yang harus dikelola dengan baik dan benar, seperti dana, waktu, aktivitas pekerjaan, material bangunan, peralatan, dan tenaga kerja. Perusahaan konstruksi atau biasa disebut kontraktor harus mempertimbangkan semua itu dengan matang, agar proyek konstruksi dapat berjalan dengan lancar. 

Aplikasi atau sistem ERP pada perusahaan akan sangat membantu proses tersebut. Aplikasi ERP adalah aplikasi yang dapat mengotomatisasi seluruh proses operasional bisnis secara terintegrasi. Kepanjangan ERP adalah Enterprise Resource Planning. Perusahaan yang menggunakan ERP dapat merencanakan sumber dayanya secara efektif dan efisien.

Jenis-jenis Industri Konstruksi

Sebelum mengetahui fungsi ERP bagi perusahaan konstruksi, mari pahami jenis industri konstruksi terlebih dahulu. Berdasarkan sarana dan prasarana yang dibangun, industri konstruksi terdiri dari berbagai jenis, yaitu:  

Konstruksi Gedung

Gedung ini dapat berupa rumah, apartemen, kantor, rumah sakit, gedung pemerintahan, hingga tempat wisata. Hal utama di dalam jenis konstruksi ini adalah aspek arsitektural, sehingga melibatkan para arsitek dan insinyur sipil.  

Konstruksi Jalan

Konstruksi jalan umumnya dikerjakan berdasarkan permintaan dari pemerintah. Untuk mengerjakannya, dibutuhkan beberapa tahapan penting, antara lain: 

– Pengukuran: untuk mengetahui berapa panjang, lebar, dan ketebalan jalan yang akan dibangun atau diperbaiki  

– Penggalian: tahapan ini kerap dilakukan di jalan yang membutuhkan perbaikan 

– Pengerasan dan pengurukan: dilakukan untuk memperbaiki jalan yang telah rusak (umumnya berlubang), sehingga dapat membahayakan para pengguna jalan  

Konstruksi jalan umumnya dilakukan para ahli demi terciptanya infrastruktur yang aman bagi masyarakat. Oleh karena itu, ada banyak hal yang perlu dipertimbangkan dan dihitung saat merencanakannya. 

Konstruksi Bangunan Air

Konstruksi bangunan air tergolong sebagai proyek besar dari pemerintah, yang berguna untuk kepentingan bersama. Contohnya: pembangunan waduk, bendungan, dan pemasangan pipa. Untuk menjalankan jenis konstruksi ini, dana yang digunakan umumnya berasal dari pemerintah, tetapi terkadang ada pula pihak swasta yang turut membiayainya.  

Fase Pembangunan Konstruksi

Untuk membangun suatu proyek dengan aman dan benar, dibutuhkan beberapa fase. Setiap jenis konstruksi di atas memuat deretan fase berikut:  

Fase Perencanaan

Pada fase ini, kontraktor akan menentukan linimasa suatu proyek, bahan baku dan penggunaannya, pengalokasian dana, konsep infrastruktur, dan lain-lain. Sebagai fase kunci, proses penentuan di dalam fase ini harus terekam dan diperhitungkan dengan baik, agar tidak terjadi kesalahan yang akan memperumit deretan fase selanjutnya.  

Fase Penyediaan Logistik

Usai melalui fase perencanaan, fase selanjutnya adalah fase penyediaan logistik, yang meliputi alat berat, bahan bangunan, serta pelaksanaan dan pengawasan. Penyediaan bahan baku perlu diawasi dengan saksama untuk memastikan kualitas dan kuantitasnya. Untuk melaksanakannya secara efisien tanpa kekeliruan, dibutuhkan pencatatan inventaris yang lengkap dan terperinci. 

Fase Pembangunan

Fase pembangunan adalah fase eksekusi proyek konstruksi yang telah direncanakan. Sebagai contoh, untuk membangun gedung di pusat kota, diperlukan pembuatan fondasi, pemasangan lantai, dinding, pagar, gerbang dan lain-lain. 

Fase ini membutuhkan Standard Operating Procedure (SOP) untuk melindungi para pekerja saat membangun proyek, seperti penggunaan jaket, helm pelindung, sepatu khusus, celana panjang khusus, dan pelindung mata. 

Fase Pengawasan

Di dalam fase ini, construction project management menjadi sangat penting. Construction project manager (PM) akan mengatur, memeriksa kualitas, dan memastikan semua proses pelaksanaan berjalan dengan lancar. Pada fase ini, PM perlu mencatat work in process (pencatatan progress proyek) sebagai fungsi reporting kepada perusahaan dan juga Project Owner/klien.   

Proses Bisnis Perusahaan Konstruksi

Untuk menjalankan fungsi ERP bagi bisnis, sehingga fase proyek konstruksi di atas dapat berjalan dengan baik, perusahaan konstruksi perlu melalui beberapa proses bisnis, antara lain: 

Penjelasan Pekerjaan (Aanzwijing)

Pemberi proyek menjelaskan berbagai fungsi yang dibutuhkan dan biaya yang akan dikeluarkan, sehingga kontraktor dapat memahami kebutuhan dan kemampuan pemberi proyek.

Studi Kelayakan

Di dalam proses ini, ada beberapa hal yang dilakukan, yakni:   

– Menyusun rancangan proyek dan rancangan anggaran biaya proyek (RAB proyek).

– Menyusun sejumlah manfaat yang akan diperoleh 

– Menganalisa dampak lingkungan dari pelaksanaan proyek 

Perancangan

Kontraktor akan merancang proses proyek dan bangunan yang akan dikonstruksi. Proses ini meliputi pemeriksaan terhadap seluruh data dan informasi yang dibutuhkan untuk menganalisisnya secara akurat.  

Pengadaan

Kontraktor mencari sub kontraktor yang akan membantunya untuk mengerjakan proyek tersebut.  

Pelaksanaan

Proyek mulai dibangun oleh kontraktor utama dengan bantuan sub kontraktor yang telah ditunjuk, sesuai tenggat waktu, budget, dan manajemen kualitas mutu yang telah ditentukan sebelumnya. 

Pemeliharaan

Proses pemeliharaan proyek yang telah dibangun beserta seluruh fasilitasnya dilakukan sesuai kontrak yang telah disepakati.  

Modul ERP untuk Perusahaan Konstruksi

Proses bisnis perusahaan konstruksi yang cukup kompleks itu tidak mungkin dikerjakan secara manual. Dibutuhkan suatu sistem yang dapat mengotomatisasi dan mengintegrasikannya, yaitu Enterprise Resource Planning (ERP). 

Modul ERP dan fungsi ERP yang ada di dalam Project Management System dapat memudahkan kontraktor untuk menyelesaikan suatu proyek. Umumnya contoh penerapan ERP pada perusahaan konstruksi adalah sebagai berikut:

1. Project Info: merekam proyek apa saja yang akan dikerjakan, data project owner/klien, serta tanggal dimulai dan estimasi tanggal penyelesaian proyek (durasi proyek). 

2. Project Activity: membagi fase untuk setiap proyek dengan rincian aktivitas di dalamnya berdasarkan Project Bill of Quantity (BOQ) dari klien. Fitur ini dapat menentukan material dan jasa apa saja yang dibutuhkan oleh setiap aktivitas beserta nilainya masing-masing secara rinci dan tepat, sehingga kemudian menampilkan estimasi biaya proyek.     

3. Project Budget: sesuai namanya, fitur ini membantu penyusunan budget untuk suatu proyek dengan tahapan berikut: 

– Kontraktor mencatat nilai proyek saat tendering,

– Kontraktor menganalisis perhitungan biaya proyek berdasarkan BOQ yang dibutuhkan,

– Kontraktor memasukkan rincian biaya lain yang dibutuhkan demi kelancaran proyek,

– Kontraktor memasukkan margin yang diinginkan, 

Software ERP untuk perusahaan konstruksi akan memberi tahu berapa budget yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek tersebut. 

4. Project Costing: fitur ini membantu kontraktor melakukan beberapa tahapan, yaitu: 

a. Project Line: memasukkan budget per material, jasa, perizinan, dan beban demi kelancaran proyek.   

b. Issue to Project: merekam pemakaian material dan jasa, yang nantinya bisa ditagihkan sesuai perjanjian. Pada tahapan ini, material dan/atau jasa, seperti jasa ukur tanah akan dikirimkan, sehingga menghasilkan material receipt atau service receipt. Selain itu, akan ada penggunaan barang dari gudang, yang kemudian menghasilkan inventory credit    

5. Financial Status: fitur ini merekam work in process (pencatatan progress proyek),  project completion (berita serah terima acara), masa retensi (pengecekan proyek oleh klien), dan full payment receipt setelah proyek 100% selesai.     

Kesimpulan

Proses bisnis konstruksi terbilang cukup kompleks, sehingga diperlukan implementasi ERP pada perusahaan konstruksi untuk mengotomatisasi dan untuk pengintegrasian data transaksinya. ERP kependekan dari Enterprise Resource Planning. Contoh ERP pada perusahaan konstruksi adalah Project Management System module.

Fungsi ERP adalah untuk meningkatkan efisiensi bisnis. Meskipun fungsi ERP dalam financial accounting adalah yang paling banyak diketahui, tetapi ERP juga berfungsi untuk pelaksanaan project perusahaan konstruksi. Kosta Consulting hadir untuk mengimplementasikan ERP open source yang digunakan secara global, yaitu ERP iDempiere yang dapat dikonfigurasi sesuai keunikan proses bisnis perusahaan konstruksi tanpa batasan jumlah pengguna (unlimited user).