Cegah kebangkrutan dengan manajemen keuangan yang baik! Pengusaha yang gigih dan inovatif tentu paham betul pentingnya manajemen keuangan. Perusahaan bisa berkembang dari kecil menjadi besar, karena pengelolaan keuangan yang mampu memaksimalkan pendapatan, efisiensi biaya, serta pengalokasian anggaran yang mampu meningkatkan kualitas produk/layanan perusahaan.
Pengelolaan keuangan melibatkan proses pencatatan, pengolahan, dan analisa data keuangan yang kompleks. Untuk membantu pengelolaan keuangan, dibutuhkan software keuangan yang mampu memudahkan proses pencatatan serta menghasilkan informasi keuangan yang akurat secara cepat.
Informasi berbasis data yang dihasilkan software keuangan bisa membantu perusahaan mengambil keputusan finansial dengan lebih bijak, sehingga mengurangi risiko permasalahan keuangan yang bisa terakumulasi dan mengakibatkan kebangkrutan.
4 Manfaat Software Keuangan
Software keuangan tentu menyuguhkan sejumlah manfaat yang sangat penting, di antaranya adalah:
Mengingatkan tentang Jatuh Tempo
Software keuangan membantu perusahaan merekam dan melacak utang serta piutang. Tidak hanya itu, dengan menggunakan fitur pengingat (alert), informasi jatuh tempo bisa dengan mudah didapatkan sehingga tidak ada tagihan yang luput ditagihkan.
Memantau Keuangan secara Berkelanjutan
Arus penerimaan dan pengeluaran uang dalam perusahaan bisa berjalan sangat cepat dan rentan untuk luput tercatat. Apalagi jika pencatatan itu dilakukan secara manual, akan ada jeda waktu pencatatan dan rentan kesalahan (human error) yang tinggi.
Dengan software keuangan, informasi arus uang (cash flow) bisa didapatkan secara real time dan bisa ditelusuri ke setiap transaksi untuk pengecekan. Masalah keuangan dapat terdeteksi dan diperbaiki lebih awal, pihak manajemen juga bisa mempelajarinya untuk menyusun strategi baru.
Meminimalkan Kesalahan
Software keuangan juga akan memberitahu pengguna jika ada ketidaksesuaian perhitungan, sehingga dapat meminimalkan kesalahan akibat human error dan mengurangi beban kerja para karyawan. Salah satu caranya adalah dengan mengingatkan ketika ada invoice yang mendekati due date, sehingga tidak ada pembayaran yang terlewatkan.
Meningkatkan Keamanan Data Keuangan
Keuangan menjadi data rahasia dari setiap bisnis, sehingga akan sangat berbahaya apabila bocor. Nah, dengan software keuangan, data keuangan perusahaan akan lebih terjamin karena hanya bisa diakses oleh orang-orang tertentu dengan batasan yang juga bisa diatur sesuai kebijakan perusahaan. Sebagai contoh dalam satu departemen keuangan, ada yang bertugas membuat draft faktur, ada yang diberikan otorisasi untuk melakukan edit dan approval, dan ada yang diberikan otorisasi untuk membatalkan dokumen (void).
Pentingnya Penggunaan ERP Keuangan
Kini sudah banyak software keuangan yang bisa digunakan perusahaan untuk mengelola keuangan dengan baik, salah satunya ERP (Enterprise Resource Planning). Tidak seperti software keuangan lainnya, ERP software mampu mengakomodasi seluruh manfaat di atas dan mengintegrasikan seluruh proses bisnis, baik keuangan, pemasaran, sumber daya manusia, dan lain-lain.
Modul ERP Keuangan dapat memudahkan setiap proses pengelolaan keuangan, mulai dari pencatatan faktur (invoice), pembayaran (payment), dan bank reconciliation (rekonsiliasi bank).
Di dalam proses pencatatan invoice, modul keuangan dari sistem Enterprise Resource Planning dapat digunakan untuk mengelompokkan beberapa invoice dari 1 customer dan mengingatkan jika ada invoice yang mendekati tenggat waktu pembayaran (due date). Hal ini tentu memudahkan proses pembayaran dan menghindarkan perusahaan dari risiko keterlambatan bayar.
Selain itu, sistem ERP juga dapat mengalokasi pembayaran invoice berdasarkan payment receipt, sehingga menjelaskan untuk invoice manakah pembayaran itu diproses.
Sistem ERP juga bisa mencatat credit memo, yang merupakan dokumen yang diterbitkan perusahaan untuk vendor, untuk mengurangi biaya pada pembelian selanjutnya, karena kurangnya manfaat dari pembelian sebelumnya. Misalnya: pada pembelian barang di bulan sebelumnya, ada kerusakan yang tidak bisa diperbaiki, maka perusahaan menerbitkan credit memo dengan jumlah yang disepakati kedua belah pihak, untuk mengurangi biaya pembelian selanjutnya.
Dengan menggunakan sistem Enterprise Resource Planning, perusahaan juga dapat membuat alur transaksi untuk petty cash. Petty cash atau kas kecil sendiri adalah akun yang digunakan untuk mencatat pengeluaran di dalam jumlah yang kecil. Seberapa kecilnya jumlah tersebut tergantung kebijakan masing-masing perusahaan.
Sedangkan untuk pencatatan yang melibatkan bank, sistem ERP keuangan juga bisa memisahkan pembayaran per bank, membantu proses overbook (pemindahan saldo) memperbarui transaksi ke sistem perbankan, seperti e-banking, dan membantu bank reconciliation.
Bank reconciliation adalah proses penyesuaian atas catatan transaksi atau saldo kas perusahaan dengan catatan bank, karena adanya biaya yang tidak masuk ke invoice, seperti bunga bank atau biaya admin dari kegiatan transfer antar bank.
Kesimpulan
Jika Anda menginginkan sejumlah manfaat dari modul ERP di atas, maka Anda bisa menggunakan ERP iDempiere, yang juga menyediakan sejumlah modul lain secara terintegrasi untuk kelancaran bisnis, seperti: manajemen pergudangan (warehouse management), manajemen sumber daya (HR management), manajemen pelanggan (customer relationship management), dan lain sebagainya tanpa ada biaya lisensi pengguna atau unlimited user.
Aplikasi iDempiere adalah aplikasi berbasis web (web-based), dan dapat dipasang di server perusahaan (on premise) atau pun di cloud Amazon Web Services. Selain itu, fitur dan informasi di iDempiere bisa ditambahkan melalui proses implementasi ERP, sehingga iDempiere bisa memenuhi kebutuhan perusahaan besar yang memiliki keunikan dan kompleksitas tinggi dalam setiap proses bisnisnya.
Untuk informasi lebih lanjut tentang implementasi ERP iDempiere, silakan hubungi Kosta Consulting di nomor 082122282266.