Cara Menulis Job Description dan Contohnya

Job description yang jelas merupakan aspek penting di dalam proses rekrutmen karyawan. Tanpanya, proses rekrutmen tidak akan berjalan efektif. Maka dari itu, pihak HRD perlu tahu cara menulis job description yang baik dan benar.  

Job description (deskripsi pekerjaan) perlu dibuat semenarik mungkin, tetapi tetap sesuai dengan fakta yang ada di lapangan. Yuk, simak kenali job description dan cara membuatnya di bawah ini. 

Pengertian Job Description

Job description adalah ringkasan yang berisi tugas, tanggung jawab, dan peranan yang dibutuhkan untuk mengisi suatu posisi di perusahaan. Sesuai namanya, deskripsi pekerjaan bertujuan untuk menjelaskan suatu pekerjaan secara rinci dan juga dapat digunakan sebagai bahan evaluasi manajemen.      

Manfaat Job Description

Job description memberikan berbagai manfaat kepada berbagai pihak, termasuk pelamar, karyawan, divisi HR, dan perusahaan yang melakukan rekrutmen. Berikut ini sejumlah manfaat job description yang dapat dirasakan setiap pihak:  

• Divisi HR dapat memperoleh para kandidat yang yakin dapat melakukan deskripsi pekerjaan tersebut.
• Manajer bisa memahami memahami ruang lingkup dan tingkat tanggung jawab dari berbagai peran yang ada.
• Perusahaan dapat menetapkan target kinerja yang terukur untuk setiap karyawan.
• Job description yang terlaksana dengan baik dapat meningkatkan produktivitas perusahaan. Hal ini membantu manajemen puncak untuk mengambil keputusan strategis.
• Divisi HR dapat menentukan aktivitas pelatihan dan pengembangan karier yang tepat bagi setiap karyawan.
• Manajer divisi bisa mengevaluasi setiap bawahannya berdasarkan job description masing-masing.
• Divisi HR dan manajer divisi bisa memberikan penghargaan bagi karyawan yang melaksanakan job description dengan baik dan benar.

Cara Menulis Job Description

Bertujuan untuk menarik perhatian kandidat terbaik sesuai posisi yang dicari, inilah cara menulis deskripsi pekerjaan yang baik dan benar: 

Analisis Pekerjaan

Dapatkan informasi yang rinci dari manajer divisi yang membutuhkan karyawan baru. Manajer divisi tersebut mungkin saja menggunakan istilah internal yang kurang dipahami pihak eksternal. Nah, di sinilah pihak HRD berperan untuk menginterpretasikan informasi tersebut agar lebih mudah dipahami para pelamar kerja. 

Tulis Job Title dengan Akurat dan Spesifik

Tulislah job title (nama pekerjaan) dengan spesifik dan akurat agar mudah ditemukan para pelamar dan tidak membuat mereka salah paham. Contoh yang bisa membuat orang salah paham adalah perbedaan content writer dan copywriter. Content writer fokus untuk membuat tulisan panjang seperti artikel, sedangkan copywriter fokus untuk menulis teks singkat yang powerful seperti caption dan copy di Instagram. 

baca juga : job description vs job specification

Cantumkan Tanggung Jawab Inti

Selanjutnya, cantumkan pula ringkasan tentang tanggung jawab inti dari posisi yang dicari. Ringkasan ini cukup terdiri dari beberapa 5-6 kata saja, tetapi memberikan gambaran umum tentang posisi tersebut.  

Tulis Deskripsi Pekerjaan

Kemudian, tulis deskripsi pekerjaan (tugas dan tanggung jawab) dari posisi yang dicari dengan jelas, rinci, dan menarik. Namun, pastikan Anda tidak menambahkan terlalu banyak “bumbu” yang nantinya justru membuat pelamar salah paham. 

Contoh Job Description

Agar lebih jelas, simak contoh job description untuk posisi sales executive di bawah ini:

Posisi: Sales Executive 

Penempatan: Jl. Sari Buah No. 8, Jakarta Pusat 

Peran: meningkatkan penjualan dan kepuasan pelanggan 

Tugas dan Tanggung Jawab: 

• Mengidentifikasi pasar baru dan peluang bisnis
• Mengumpulkan informasi pasar dan konsumen
• Mengunjungi konsumen potensial
• Bernegosiasi tentang perjanjian
• Memberikan feedback untuk tren pembelian
• Mewakili perusahaan di berbagai acara
• Mencapai target penjualan berkala
• Mencatat setiap penjualan yang terjadi

Kesimpulan

Pihak HRD perlu memahami cara menulis job description yang baik dan benar untuk mendapatkan kandidat yang tepat. Sangat disarankan untuk merekam job description dan proses rekrutmen untuk digunakan pada masa depan.  

Software ERP iDempiere dapat membantu perekaman proses rekrutmen beserta job description dengan lengkap dan jelas. Selain itu, ERP iDempiere juga bisa membantu proses penggajian, kasbon, cuti, dan lain sebagainya. 

Tak hanya untuk HRD, software ERP Indonesia ini juga menyediakan modul untuk mengoptimalkan proses bisnis lainnya, seperti software gudang terbaik, software akuntansi berbasis cloud, dan software manufacturing process. 

Selain itu, ERP custom ini juga bisa disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing perusahaan dan digunakan tanpa batasan jumlah pengguna (unlimited user). Silakan hubungi Kosta Consulting di nomor +62 821-2228-2266 untuk informasi lebih lanjut.