Cara Membuat Job Specification dan Contohnya

Memiliki tenaga kerja yang tepat merupakan aset berharga bagi setiap perusahaan. Oleh karena itu, pihak HRD perlu mengetahui cara membuat job specification (spesifikasi pekerjaan) yang tepat agar dapat memperoleh para kandidat potensial yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 

Job specification harus dibuat dengan jelas dan akurat. Sebelum mengetahui cara membuatnya, mari pahami pengertian, manfaat, dan komponen penyusun spesifikasi pekerjaan selengkapnya di bawah ini.  

Pengertian Job Specification

Job specification adalah dokumen yang berisi spesifikasi karyawan yang dibutuhkan untuk mengiklankan rekrutmen karyawan baru. Tujuannya adalah untuk membantu pelamar di dalam memahami kebutuhan perusahaan. 

Dengan demikian, hanya orang yang sesuailah yang akan melamar. Tanpa job specification, perusahaan akan kesulitan untuk merekrut karyawan yang tepat. 

Manfaat Job Specification

Selain untuk mengiklankan lowongan pekerjaan, job specification juga memiliki sejumlah manfaat lainnya, yaitu:  

Menjelaskan Syarat Pekerjaan

Job specification berisi syarat yang harus dipenuhi untuk melamar. Nah, hal ini merupakan informasi penting bagi para pelamar. Dengan demikian, mereka dapat mengetahui apakah mereka memenuhi syarat itu atau tidak. Jika tidak, maka mereka tak akan membuang waktu dan tenaga untuk melamar.    

Menjadi Acuan untuk Rekrutmen

Spesifikasi pekerjaan juga menjadi acuan bagi pihak HRD untuk menyusun daftar pertanyaan yang akan diajukan saat melakukan wawancara. Hal ini sangat membantu pihak HRD, terutama untuk memahami garis besar tentang kemampuan teknis yang dibutuhkan user.  

Meningkatkan Kualitas SDM

Dengan adanya job specification, hanya kandidat yang mampu dan memenuhi syarat yang akan melamar, sehingga perusahaan bisa segera merekrut kandidat yang tepat.  Hal ini tentu meningkatkan kualitas SDM dan produktivitas perusahaan.   

Komponen Job Specification

Meskipun arti job specification adalah spesifikasi pekerjaan, tetapi tidak semuanya harus dicantumkan di dalam spesifikasi ini. Berikut adalah beberapa hal yang harus dicantumkan di spesifikasi pekerjaan: 

Pengetahuan dan Kemampuan

Pengetahuan ini merupakan pengetahuan yang bersifat teknis dan spesifik untuk melakukan pekerjaan tertentu. Selain itu, kemampuan juga perlu dicantumkan. Kemampuan ini mencakup hard skill dan soft skill untuk melakukan suatu pekerjaan. Semakin tinggi posisi yang dicari, maka semakin spesifik pula pengetahuan yang dibutuhkan.    

Pengalaman

Untuk bagian pengalaman ini, tuliskan secara spesifik, industri, posisi, durasi kerja, dan rinciannya lainnya yang mungkin dibutuhkan. 

Karakteristik Lainnya

Karakteristik ini berisi karakter yang dibutuhkan untuk suatu posisi. Hal ini berhubungan erat dengan emotional intelligence seseorang yang tercermin di dalam caranya menyikapi dan menyelesaikan suatu masalah.  

Cara Membuat Job Specification

Setelah mengetahui pengertian, manfaat, dan komponennya, kini saatnya untuk mengetahui cara membuat job specification: 

1. Cantumkan semua informasi sespesifik mungkin.  

2. Jelaskan apakah posisi yang sedang dicari kemungkinan akan bertumbuh dan berubah.    

3. Tidak melakukan diskriminasi apa pun, termasuk terhadap ras pelamar dan perusahaan lama. 

baca juga : job description vs job specification

Contoh Job Specification

Agar lebih jelas, berikut ini contoh spesifikasi pekerjaan untuk data scientist: 

1. Pendidikan: Sarjana Ilmu Komputer.  

2. Pengalaman kerja: bekerja di bidang terkait selama 1 tahun.

3. Pengetahuan dan kemampuan:

• Berorientasi pada data.
• Memiliki kemampuan statistik yang baik.
• Memahami teknik machine learning dan algoritma seperti Naive Bayes, Decision Forests, dan SVM.
• Mampu menggunakan tools: NumPy, MatLab, dan Weka.
• Mampu untuk memvisualisasi data dengan GGPlot dan D3.js.

4. Karakteristik: teliti dan bertekad untuk menyelesaikan pekerjaan sebelum deadline. 

Kesimpulan

Job specification (spesifikasi pekerjaan) adalah dokumen yang berisi spesifikasi tenaga kerja yang dibutuhkan untuk mengisi suatu posisi tertentu. Spesifikasi ini meliputi pendidikan, kemampuan, pengetahuan, pengalaman kerja, dan karakteristik.  

Setelah menyusun job specification, proses rekrutmen pun akan berjalan. Gunakan software ERP iDempiere untuk merekam seluruh proses rekrutmen agar dapat memilih kandidat yang tepat dengan cepat. Selain itu, rekaman proses rekrutmen juga dapat dijadikan sebagai bahan rujukan di masa depan. 

Tak hanya itu, software ERP Indonesia ini juga dapat digunakan untuk menghitung seluruh komponen pembentuk gaji secara otomatis, sehingga divisi keuangan pun dapat segera menerbitkan invoice untuk penggajian. Kemudian, divisi akuntansi dapat segera mencatatnya sebagai pengeluaran, sehingga slip gaji pun akan segera terbit dan dibagikan kepada karyawan yang bersangkutan. 

ERP iDempiere sendiri adalah Enterprise Resource Planning yang dapat mengotomatisasi seluruh proses operasional bisnis. Mulai dari human resource management, supply chain management, customer relationship management, finance & accounting, hingga project management secara terintegrasi.  

Uniknya lagi, ERP custom ini juga dapat disesuaikan dengan kebutuhan unik setiap perusahaan dan digunakan tanpa batasan jumlah pengguna (unlimited user). Untuk informasi lebih lanjut terkait ERP iDempiere, silakan hubungi Kosta Consulting di nomor 0821-2228-2266.