Setiap perusahaan memiliki proses bisnis yang telah ditetapkan pihak manajemen dan pemiliknya. Untuk memastikan berjalan dan berkembangnya proses itu sesuai harapan, dibutuhkan pengelolaan atau business process management (BPM) yang baik.
Agar proses bisnis dapat berjalan sesuai standar yang telah ditetapkan, Anda perlu perencanaan, pengoptimalan, dan metode yang tepat. Di dalam hal inilah BPM memegang peranan penting.
Pengertian Business Process Management
Melansir laman Universitas Bina Nusantara, business process management atau manajemen proses bisnis adalah metode penyelarasan suatu perusahaan dengan kebutuhannya secara efisien atau otomatisasi dari aktivitas para pegawai suatu perusahaan yang memakan waktu dan biaya.
BPM tak hanya berbicara tentang teknologi, melainkan mengandung makna yang lebih luas. BPM berperan sebagai perubahan proses bisnis untuk menghadapi masalah manajerial yang dihadapi perusahaan, sehingga mencakup penerapan teknologi dan aktivitas bisnis lainnya. Setelah proses bisnis dibangun, Anda dapat menerapkan teknologi tertentu untuk membantunya berjalan dengan lancar.
6 Manfaat Manajemen Proses Bisnis
Setiap jenis bisnis membutuhkan proses dan cara manajemen yang berbeda-beda. Ada banyak manfaat yang bisa Anda peroleh dari manajemen proses bisnis, antara lain:
Mengelola Proses Bisnis
Dengan BPM, Anda dapat menganalisis, memantau, dan mengoptimalkan setiap aktivitas bisnis agar dapat mencapai tujuan bersama.
Meningkatkan Keuntungan
BPM mampu mengurangi biaya untuk menjalankan proses bisnis. Perusahaan yang menggunakan BPM dapat meningkatkan kualitas dan kinerja para karyawan, sehingga berdampak positif pada produktivitas perusahaan itu sendiri. Dengan begitu, keuntungan perusahaan pun akan meningkat.
Meningkatkan Efisiensi Proses Bisnis
Pengelolaan yang tepat dapat mengintegrasikan proses bisnis satu sama lain. Hal ini memudahkan para pemangku kepentingan terkait untuk memperoleh berbagai informasi, termasuk pertanggungjawaban pihak terkait di dalam menjalankan aktivitas bisnis.
Menjadi Adaptif
Perubahan kondisi pasar menjadi tantangan yang harus dihadapi setiap bisnis. Dengan manajemen proses bisnis, perusahaan akan siap untuk menyikapi perubahan tersebut.
Dengan BPM, Anda akan mampu menerapkan berbagai perubahan yang dibutuhkan dan mengembangkan perusahaan agar dapat beradaptasi dengan perubahan itu.
Mengamati Proses Bisnis dengan Rinci
BPM umumnya didukung oleh teknologi yang mumpuni, sehingga memungkinkan pengamatan yang lebih rinci dan up-to-date. Hal ini tentu membuat evaluasi proses bisnis jadi lebih efektif dan efisien.
Meningkatkan Ketaatan Hukum, Keamanan, dan Keselamatan
BPM dapat memastikan bahwa setiap kegiatan perusahaan berjalan sesuai kaidah hukum yang berlaku. Selain itu, juga meminimalkan terjadinya kesalahan yang mengancam keamanan dan keselamatan semua karyawan dan pemilik bisnis.
5 Langkah Business Process Management
Ada beberapa langkah yang perlu dilakukan untuk menjamin keberlangsungan proses bisnis yang telah diterapkan, yaitu:
Perencanaan Proses Bisnis
Sebelum mengelola proses bisnis, Anda tentu perlu merencanakan proses bisnis itu sendiri secara matang dan terstruktur agar dapat mencapai tujuan akhir yaitu memuaskan kebutuhan dan keinginan pelanggan dengan efisien.
Untuk menyusun proses bisnis per divisi, Anda perlu menetapkan tujuan, input, output, dan pihak mana saja yang terlibat di dalam proses tersebut.
Pemodelan Proses Bisnis
Kemudian susun pemodelan proses bisnis rinci yang menjelaskan bagaimana proses bisnis itu akan berjalan.
Implementasi Proses
Usai merencanakan dan merancang model dari proses bisnis, maka ini saatnya Anda mengimplementasikan proses bisnis itu. Anda perlu mendokumentasikan proses bisnis yang sudah disusun dan mengomunikasikannya kepada seluruh divisi terkait dengan rinci dan jelas agar tidak terjadi kesalahpahaman.
Pemantauan Proses Bisnis
Selanjutnya, lakukan pemantauan dan pengendalian atas proses bisnis yang dijalankan. Lakukan hal ini secara rutin dan berkelanjutan untuk memastikan kualitas dan keberhasilan dari penerapan proses tersebut.
Di dalam langkah ini, pemilik dan pihak manajemen perusahaan perlu melakukan analisis berdasarkan riwayat perusahaan dan hasil dari proses bisnis terkini agar mendapatkan hasil analisis yang tepat.
Dengan demikian, akan diketahui apakah proses bisnis ini membuat perusahaan semakin maju, diam di tempat, atau malah mundur.
Cara memantau proses bisnis di antaranya:
- Melakukan survei pelanggan untuk mengetahui kepuasan mereka.
- Melakukan survei pada karyawan untuk mengetahui apakah proses bisnis berjalan dengan benar atau tidak.
- Menganalisis seberapa tinggi rasio perputaran karyawan dan apa saja penyebabnya. .
- Menganalisis seberapa jauh tujuan per divisi telah dicapai.
Pengembangan
Langkah terakhir adalah perbaikan dan/atau pengembangan. BPM pada dasarnya bertujuan untuk memperbaiki dan/atau mengembangkan proses bisnis yang telah ada.
Melalui langkah pemantauan sebelumnya, Anda akan mengetahui inovasi apa saja yang perlu dikembangkan. Tentukan inovasi apa saja yang perlu dilakukan dan bagaimana cara yang efisien untuk melakukannya.
Kesimpulan
Business process management adalah metode penyelarasan perusahaan dengan kebutuhannya secara efisien. Selain untuk mengelola proses bisnis, BPM juga bermanfaat untuk meningkatkan keuntungan, efisiensi, dan kemampuan adaptasi perusahaan dengan perubahan yang sedang terjadi. Melalui BPM pulalah, Anda dapat mengamati proses bisnis dengan lebih rinci serta meningkatkan ketaatan hukum, keamanan, dan keselamatan.