Apa Itu Vendor Portal dan Bagaimana Cara Kerjanya?

Vendor portal merupakan salah satu fitur yang bisa meningkatan efisiensi pengadaan perusahaan. Namun, tak sedikit perusahaan yang belum tahu apa itu vendor portal.  

Vendor portal dapat memudahkan berbagai aspek di dalam proses pengadaan. Yuk, simak pengertian, manfaat, dan cara kerja vendor portal di bawah ini. 

Apa Itu Vendor Portal?

Vendor portal atau yang dikenal sebagai supplier portal adalah portal yang menghubungkan perusahaan dengan pihak ketiga (vendor) secara online. Perusahaan yang melakukan pengadaan lewat banyak vendor membutuhkan vendor portal untuk memudahkan proses pengadaan, khususnya proses tender.  

Lewat vendor portal, perusahaan dapat mengetahui penawaran vendor (termasuk harga dan rincian barang atau jasa) secara otomatis, melacak pesanan, dan berkomunikasi dengan vendor.    

6 Manfaat Vendor Portal

Vendor portal memberikan banyak manfaat penting bagi proses pengadaan barang maupun jasa perusahaan, antara lain:  

Mengintegrasi Data secara Real-time

Vendor portal yang baik menyediakan tampilan data yang terintegrasi antara vendor dan perusahaan yang sedang melakukan kegiatan pengadaan.  

Dengan begitu, perusahaan dan vendor tak perlu repot-repot mengecek data di catatan masing-masing yang sering kali tidak sinkron satu sama lain. 

Integrasi data ini dapat menghasilkan kecepatan dan akurasi data untuk kedua belah pihak. Setiap perubahan yang dibuat oleh 1 pihak juga dapat diketahui oleh pihak lainnya.  

Memudahkan Komunikasi

Para vendor bisa masuk ke portal secara online dan mengisi data masing-masing secara langsung. Mereka dapat mengakses berbagai informasi tentang pengadaan terkait, di antaranya: informasi akun vendor, riwayat penawaran terbuka dan tertutup, pembelian, invoice, dan tanggal pengiriman.

Mereka juga bisa segera memperbarui berbagai informasi, yang bisa langsung dilihat juga oleh perusahaan. Hal ini memudahkan komunikasi bagi kedua belah pihak dan mengurangi risiko kesalahpahaman. 

Mengurangi Tugas Manual

Vendor portal juga mampu mengurangi tugas manual yang cukup menyita waktu dan tenaga, seperti: pembuatan penawaran, pengiriman invoice via email, dan pembaruan data.    

Portal ini dapat mengotomatisasi berbagai tugas di atas, yang tentunya mengurangi beban kerja karyawan. Dengan begitu, karyawan bisa difokuskan untuk mengerjakan tugas lain yang berkaitan dengan kegiatan analisis. 

Mengotomatisasi Notifikasi

Vendor portal juga dapat digunakan untuk memberi tahu dan mengingatkan vendor tentang tindakan apa yang harus diambil selama proses pengadaan. Dengan demikian, kedua belah pihak tak perlu mengingatkan secara manual lewat email atau media lain, di mana bisa terjadi kekeliruan.  

Mengurangi Risiko Nepotisme

Divisi pengadaan kerap disebut sebagai divisi ‘basah’ yang rawan terjadinya kerja sama antar karyawan dan vendor untuk memenangkan tender. Potensi itu semakin besar bila komunikasi antara karyawan dan pihak vendor dilakukan di luar sistem kantor. Dengan adanya vendor portal, komunikasi terjadi di dalam sistem perusahaan yang terkontrol dan termonitor.

Memudahkan Proses Monitor

Terakhir, manajer pengadaan juga bisa memonitor semua proses pengadaan secara online dan real-time. Hal ini tentunya menghemat banyak waktu dan tenaga. 

Cara Kerja Vendor Portal

Cara kerja vendor portal satu dengan yang lainnya tentu tak sepenuhnya sama, dikarenakan penggunaan software yang berbeda. Namun, secara garis besar, inilah cara vendor portal bekerja: 

• Perusahaan mengumumkan adanya rencana pengadaan dan meminta beberapa vendor untuk memberikan penawaran.
• Semua vendor memasukkan harga dan penawaran secara rinci lewat vendor portal.
• Perusahaan membandingkan semua penawaran dengan menghasilkan scorecard yang sesuai dengan penilaian perusahaan.
• Perusahaan memilih vendor pemenang.
• Perusahaan menerbitkan purchase order untuk melakukan pemesanan.
• Vendor mengirim barang atau jasa yang dipesan kemudian upload bukti kirim serta invoice penjualan.

Kesimpulan

Vendor portal sangat dibutuhkan oleh divisi pengadaan untuk memangkas penggunaan waktu dan tenaga yang kurang efisien. Selain  itu, vendor portal juga memudahkan proses monitor dan mengurangi risiko nepotisme yang kerap terjadi pada pengadaan manual. 

Vendor portal yang baik tidak hanya dapat mengintegrasi data bagi perusahaan dan vendor. Namun, juga terintegrasi dengan divisi lain, misalnya finance, untuk mempercepat proses pembayaran. 

ERP iDempiere menyediakan modul e-procurement dengan vendor portal yang terintegrasi ke modul-modul lainnya, termasuk finance. Tak hanya itu, ERP iDempiere juga memungkinkan kustomisasi berdasarkan kebutuhan unik perusahaan. 

Keamanannya pun terjamin, karena diinstal di IaaS terpercaya, yaitu Amazon Web Services. Untuk informasi lebih lanjut mengenai modul dan implementasi ERP iDempiere, silakan hubungi nomor 0821-2228-2266.