Apa Itu SOP, Manfaat, dan Contoh Penerapannya?

Standard operating procedure atau standar operasional prosedur (SOP) merupakan aspek yang harus diterapkan setiap perusahaan agar kegiatan operasional berjalan dengan mulus. Sebelum menerapkannya, pahami terlebih dahulu apa itu SOP dan manfaatnya bagi perusahaan.   

Meskipun SOP sekilas tampak seperti peraturan perusahaan biasa, tetapi SOP sebenarnya juga memuat pedoman bagi setiap karyawan dalam melakukan pekerjaannya. Dengan demikian, SOP tak hanya bermanfaat bagi perusahaan, tetapi juga bagi para karyawan.       

Apa Itu SOP?

SOP adalah peraturan dan pedoman tertulis untuk setiap karyawan di dalam suatu perusahaan, sehingga dapat dijadikan sebagai standar untuk melakukan kegiatan operasionalnya demi hasil kerja yang efektif dan efisien. 

Seiring berjalannya waktu, SOP dapat diperbarui ketika ada perubahan cara bisnis beroperasi. Pastikan setiap karyawan memahami SOP yang telah diperbarui itu agar bisnis perusahaan berjalan dengan lancar.  

Dengan SOP yang jelas, perusahaan bisa  menghasilkan sistem kerja yang berkualitas untuk mempertahankan kualitas produk atau jasanya. Oleh karena itu, pembuatan SOP harus singkat, mudah dipahami, dan sebaiknya berbentuk langkah-langkah yang mudah untuk diterapkan.

Setiap tahunnya SOP ini harus terus ditinjau untuk memastikan relevansinya dengan kebutuhan perusahaan. Jika sudah tidak relevan, perlu dilakukan pembaruan.   

5 Manfaat Standar Operasional Prosedur

Pembuatan Standar Operasional Prosedur tentu memberikan sejumlah manfaat, baik bagi perusahaan maupun para karyawan, antara lain: 

Mengurangi Kegagalan

Ketika seluruh karyawan memahami dan menjalankan SOP dengan benar, maka jumlah kegagalan pun akan berkurang drastis atau bahkan mungkin tidak ada sama sekali. Hal ini tentu akan meningkatkan loyalitas pelanggan. 

Menjaga Konsistensi

Setiap konsumen tentu menginginkan produk atau jasa dengan kualitas dan spesifikasi yang konsisten. Nah, di dalam SOP, perusahaan dapat menentukan langkah-langkah pekerjaan untuk memastikan bahwa proses produksi berjalan dengan lancar dan konsisten.    

Menjaga Lingkungan

SOP yang baik juga memuat langkah-langkah untuk menjaga kesehatan dan kebersihan lingkungan. Jika dijalankan dengan benar, maka perusahaan bisa melaksanakan praktik bisnis yang ramah lingkungan, sehingga menghindari kemarahan masyarakat dan pemerintah setempat.   

Mencegah Kecelakaan

SOP yang baik memuat panduan untuk kegiatan operasional yang mencakup informasi keselamatan, kesehatan, dan kebersihan lingkungan kerja. Hal itu dapat meminimalkan risiko kecelakaan di tempat kerja. Agar SOP dapat dijalankan dengan baik dan benar, maka perusahaan perlu memberikan training bagi para karyawan terkait SOP tersebut.       

Menetapkan Standar Pelatihan

SOP mencantumkan prosedur kerja berbagai divisi, sehingga dapat dimanfaatkan sebagai dokumen pelatihan (training) standar kerja untuk para karyawan baru dan karyawan yang butuh refreshment training. 

Contoh Penerapan SOP

Setiap perusahaan memiliki pasar dan gaya kepemimpinan yang berbeda-beda, sehingga memiliki praktik terbaik masing-masing. Berikut ini sejumlah contoh SOP berdasarkan divisi di suatu perusahaan: 

Divisi Produksi

1. Bertujuan untuk menghasilkan roti dan kue dengan kualitas terbaik di segi rasa, tampilan, maupun kuantitas per harinya.
2. SOP produksi mencakup setiap karyawan yang terlibat di dalam proses produksi bakery.
3. Setiap karyawan yang terlibat di dalam proses produksi wajib memahami istilah rounding, mixing, filling, resting, final proofing, finishing, dan packaging.
4. Semua keputusan produksi berada di bawah wewenang kepala produksi.
5. Saat menjalankan proses produksi, setiap karyawan harus memperhatikan kebersihan, keamanan, dan keselamatan kerja.
6. Saat menjalankan proses produksi, setiap karyawan harus memperhatikan kebersihan, kerapian, dan keamanan packaging.

Divisi Keuangan dan Administrasi

1. Bertujuan untuk memaksimalkan arus kas.
2. Mengelola piutang dagang sampai proses penagihan dan pembayaran.
3. Mengelola proses utang dagang sambil memenuhi semua tenggat waktu pembayaran.

Divisi Quality Control

1. Bertujuan untuk memastikan kesesuaian kualitas produk dengan standar yang telah ditentukan.
2. SOP Quality Control meliputi seluruh karyawan yang berada di dalam divisi Quality Control (QC).
3. Setiap staf QC bertanggung jawab kepada kepala divisi QC.
4. SOP Quality Control dibuat oleh kepala divisi QC, diketahui kepala produksi, dan disahkan oleh Direktur.
5. Tata cara kerja meliputi:
   • Pemeriksaan produk minimal 3 kali di dalam satu bulan
   • Menelusuri kesalahan di dalam proses produksi untuk mengidentifikasi penyebab kesalahan.
   • Kepala divisi QC memberikan laporan kualitas produk kepada kepala produksi tanggal 25 setiap bulannya.

Kesimpulan

Standar operasional prosedur (SOP) adalah aspek yang harus diterapkan di setiap perusahaan untuk mempertahankan kualitas produk atau jasanya. Penerapan SOP di setiap perusahaan pasti berbeda-beda, tergantung pasar dan gaya kepemimpinan masing-masing. 

SOP ini wajib dikomunikasikan kepada setiap karyawan dengan jelas agar dapat dipahami dan dilaksanakan dengan baik dan benar saat bekerja. Dengan demikian, kualitas produk atau jasa akan terjaga, demikian pula loyalitas pelanggan.