Apa Itu Sales Order dan Bedanya dengan Purchase Order?

Kegiatan jual beli membutuhkan sales order agar bisa berjalan dengan lancar. Sering disamakan dengan purchase order, keduanya ternyata berbeda. Yuk, pahami apa itu sales order dan perbedaannya dengan purchase order di bawah ini. 

Apa Itu Sales Order?

Dilansir dari Tally Solutions, sales order adalah dokumen yang diterbitkan penjual dan berisi rincian produk atau jasa yang dipesan oleh pembeli lewat purchase order. Dokumen sales order umumnya adalah lanjutan dari dokumen quotation yang sebelumnya dikirimkan penjual ke calon pembeli. 

Selain rincian produk atau jasa, dokumen sales order ini juga berisi harga, kuantitas, syarat, dan ketentuan pembelian. Beberapa penjual juga mencantumkan data pembeli, seperti: nama, alamat, dan kontaknya di sales order. 

Manfaat Sales Order

Penerbitan sales order pada dasarnya bertujuan untuk memastikan penjualan. Berikut ini rangkuman manfaat sales order bagi kegiatan bisnis: 

• Sebagai pengingat dan informasi pesanan agar bisa dikirim dengan tepat waktu, sehingga dapat meningkatkan kepuasan pelanggan.
• Memudahkan proses penjualan karena semua data terarsip dengan rapi.
• Sebagai persetujuan penagihan sebelum penagihan.
• Memudahkan divisi sales untuk mengategorikan pelanggan berdasarkan jumlah pembelian dan minat pembelian. Dengan begitu, divisi sales bisa memberikan treatment yang berbeda sesuai kategori tersebut.
• Membantu divisi gudang untuk memprediksi stok yang dibutuhkan.
• Memudahkan pengelolaan pra penjualan sampai pascapenjualan.

Format Sales Order

Bertujuan untuk memastikan penjualan, sales order harus mencantumkan berbagai rincian yang berhubungan dengan penjualan, antara lain: 

• Nama penjual dan kontak PIC,
• Nama pembeli,
• Kontak pembeli,
• Alamat pengiriman,
• Informasi produk dan layanan,
• Rincian penagihan,
• Rincian dan biaya pengiriman,
• Total harga,
• Syarat dan ketentuan,
• Tanda tangan penjual dan pembeli.

Perbedaan Sales Order dan Purchase Order

Tak sedikit yang menyamakan sales order dengan purchase order, padahal keduanya sangat berbeda. Berikut adalah perbedaan keduanya: 

Definisi

Sales order bermanfaat untuk mengonfirmasi penjualan, sedangkan purchase order bermanfaat untuk melakukan pemesanan yang dilakukan oleh pembeli. 

Pembuatan

Sales order dikirimkan penjual kepada pembeli sebagai persetujuan sebelum penagihan. Sementara purchase order dikirimkan pembeli kepada penjual sebagai bukti pemesanan produk.  

Kesimpulan

Berbeda dengan purchase order, sales order adalah dokumen yang berfungsi untuk mengonfirmasi penjualan. Oleh karena itu, sales order diterbitkan penjual dan dikirimkan kepada pembeli.  

Namun, membuat sales order, terlebih untuk penjualan barang yang sangat banyak bisa menyita waktu yang cukup panjang. Untuk menghemat waktu dan tenaga, Anda bisa membuat sales order dengan modul CRM dari software ERP iDempiere.    

Diinstal di IaaS terpercaya, yaitu Amazon Web Services, Anda tak perlu khawatir dengan keamanannya. Selain itu, ERP software ini juga dapat digunakan tanpa batasan jumlah pengguna, sehingga bisa digunakan oleh banyak karyawan dengan tingkat akses yang berbeda-beda. 

Untuk informasi lebih lanjut tentang modul CRM dan lainnya dari ERP iDempiere, silakan hubungi Kosta Consulting di nomor 0821-2228-2266.