Apa Itu Quotation dan Bagaimana Cara Membuatnya?

Quotation sangat dibutuhkan untuk kegiatan penjualan di perusahaan mana pun. Melalui quotation, penjual dapat menginformasikan harga jual dari setiap barang lengkap dengan variannya. Lantas, apa itu quotation?  

Apa Itu Quotation?

Quotation adalah dokumen yang dikirim penjual kepada calon pembeli untuk menawarkan barang dan/atau jasa dengan harga tertentu. Dokumen ini bisa dikirimkan sebelum maupun setelah menerima permintaan dari pembeli.  

Disebut juga sebagai surat penawaran, quotation memuat barang dan/atau jasa yang dibeli secara rinci, mulai dari rincian barang (nama, varian, warna, dan ukuran), harga per unit, hingga metode pembayaran yang bisa diterima. 

Manfaat Quotation

Dengan adanya quotation, pihak penjual maupun pembeli dapat merasakan sejumlah manfaat penting di bawah ini: 

Peningkatan Efisiensi

Informasi lengkap yang tertera di quotation meningkatkan efisiensi transaksi. Dokumen ini memudahkan pembeli mendapatkan informasi barang dan/atau jasa sesuai spesifikasi yang dibutuhkan dan dana yang dianggarkan. Dengan begitu, pembeli bisa segera menghubungi penjual untuk membeli barang yang dibutuhkan. Penjual lantas akan segera mendapatkan keuntungan dari penjualan tersebut.   

Minim Risiko

Setiap syarat dan ketentuan yang ada di quotation menghindarkan kedua belah pihak dari risiko yang menghambat proses penjualan, seperti: perubahan harga, kehabisan stok, dan lain sebagainya.    

Perencanaan Anggaran

Di dalam quotation, tercantum rincian barang dan harga per unit. Dengan begitu, pembeli dapat merencanakan pengeluaran yang akan terjadi dan menyesuaikannya dengan anggaran yang telah disusun.  

Jenis Quotation

Perbedaan surat penawaran di setiap jenis transaksi menciptakan 2 jenis quotation, yaitu:   

Vendor’s Quotation

Vendor’s quotation adalah quotation yang diterima perusahaan dari sebuah vendor yang sedang menawarkan jasanya.   

Customer’s Quotation

Berbeda dengan vendor’s quotation, customer’s quotation adalah quotation yang disusun perusahaan untuk calon pelanggannya, sehingga dapat memicu terjadinya penjualan.    

Metode Pembayaran di Dalam Quotation

Quotation juga memuat informasi tentang metode pembayaran yang bisa dipilih oleh pembeli, antara lain:  

Cash on Delivery

Sistem pembayaran tunai ini dilakukan tepat ketika barang atau jasa yang dipesan tiba di tempat tujuan. Hal ini dapat meminimalkan risiko penipuan bagi kedua belah pihak. 

Cash Before Delivery

Sesuai namanya, dengan metode pembayaran ini, pembeli akan terlebih dahulu melakukan pembayaran sebelum menerima barangnya. Metode ini dapat dilakukan dengan cara transfer lewat bank atau digital wallet.        

Credit

Metode credit atau kredit adalah metode pembayaran yang menggunakan jangka waktu dan jatuh tempo tertentu. Jika pembeli tidak memenuhinya, maka penjual dapat mengenakan sanksi yang telah disepakati. 

Cara Membuat Quotation

Untuk membuat quotation, Anda bisa menulisnya dengan tangan atau menggunakan software ERP yang bisa dikonfigurasi sesuai kebutuhan bisnis Anda. 

Bagaimana pun cara Anda membuat quotation, Anda harus mencantumkan berbagai elemen berikut:  

• Rincian perusahaan: nama, kontak, alamat, dan nomor registrasi bisnis perusahaan pembuat quotation.
• Rincian harga: harga per unit, total harga, dan PPN.
• Tanggal berlaku: cantumkan sampai tanggal berapa quotation itu berlaku agar calon pembeli tahu kapan batas waktu untuk memutuskan untuk pembelian atau tidak.

Kesimpulan

Quotation adalah surat penawaran yang dikirim penjual kepada calon pembeli untuk menawarkan barang dan/atau jasa dengan harga dan kondisi tertentu. Dokumen ini bisa dibuat secara manual dengan tulisan tangan maupun dengan software ERP. 

Pembuatan quotation di ERP iDempiere dapat dikustomisasi sesuai dengan template yang digunakan perusahaan Anda. Selain itu, software ERP ini juga bisa digunakan tanpa batasan jumlah pengguna, sehingga bisa digunakan banyak karyawan dengan batasan akses yang berbeda-beda.