Keberhasilan bisnis adalah tujuan utama dari setiap perusahaan. Untuk mencapai kesuksesan bisnis, diperlukan rancangan proses bisnis yang jelas. Proses bisnis yang dirancang dengan baik menjadi fondasi yang kuat bagi perusahaan. Tanpa perancangan proses bisnis itu, maka perusahaan akan lebih mudah goyah saat diterpa masalah. Sebelum merancangnya, mari pahami apa itu proses bisnis.
Apa Itu Proses Bisnis?
Proses bisnis atau business process adalah serangkaian aktivitas yang saling berhubungan untuk menghasilkan suatu produk atau jasa bagi pelanggan guna mencapai tujuan tertentu.
Business process harus memiliki tujuan, input, output, sumber daya, dan sejumlah aktivitas untuk mewujudkan nilai bagi pelanggan. Business process bisa terbagi atas beberapa sub proses dengan atributnya masing-masing untuk mencapai tujuannya.
Aspek di Dalam Business Process
Setelah memahami apa itu proses bisnis, Anda perlu memperhatikan beberapa aspek utama untuk merancang proses bisnis dengan baik dan benar, antara lain:
Aktivitas yang Saling Memengaruhi
Setiap aktivitas di dalam proses bisnis saling memengaruhi satu sama lain sehingga membuat satu rangkaian yang saling terkait. Ini menggambarkan bahwa proses bisnis saling terintegrasi satu sama lain.
Arus Komunikasi Horizontal
Meskipun berdasarkan struktur hierarki arus komunikasi di perusahaan itu bersifat vertikal, tetapi pada kenyataannya tidak begitu. Perusahaan harus menerapkan arus komunikasi horizontal agar setiap divisi dapat berkomunikasi satu sama lain untuk menghasilkan produk atau jasa terbaik bagi pelanggan.
Kebutuhan Pelanggan
Untuk senantiasa memperoleh keuntungan, perusahaan harus menghasilkan produk atau jasa yang sesuai kebutuhan pelanggan. Oleh karena itu, proses bisnis harus disesuaikan dengan kebutuhan pelanggan.
Tujuan Bersama
Proses bisnis berperan penting untuk menyelesaikan berbagai masalah dengan tujuan bersama. Oleh karena itu, perusahaan perlu merancang proses bisnis dengan matang, sehingga dapat mencapai tujuan tersebut.
Ciri-Ciri Proses Bisnis
Dari 4 aspek proses bisnis di atas, dapat disimpulkan bahwa proses bisnis memiliki ciri-ciri sebagai berikut:
- Definitif: ada input, output, batasan yang jelas.
- Konsumen: memerlukan penerima hasil proses, yaitu pengguna.
- Nilai tambah: produk atau jasa yang dihasilkan lewat proses bisnis dapat memberikan nilai tambah bagi konsumen.
- Urutan: terdiri dari aktivitas dengan tahapan yang bersifat kronologis.
- Keterkaitan: tak ada proses yang bisa berdiri sendiri, sehingga harus terkait di dalam suatu struktur organisasi.
- Fungsi silang: memiliki beberapa fungsi yang menciptakan komunikasi antar divisi.
Jenis Proses Bisnis
Proses bisnis terbagi atas 3 jenis, yang sama-sama penting demi keberhasilan bisnis, yaitu:
Proses Utama
Proses utama meliputi kegiatan inti dari suatu bisnis untuk secara langsung menghasilkan produk atau jasa yang memberi nilai tambah bagi konsumen. Contoh: proses produksi di perusahaan garmen.
Proses Pendukung
Proses pendukung tidak secara langsung menambahkan nilai ke produk atau jasa akhir. Namun, proses ini menopang bisnis agar terus berjalan dengan efektif dan efisien.
Proses ini mendukung kegiatan operasional sehari-hari dari suatu perusahaan. Contohnya: proses rekrutmen, pencatatan keuangan, dan manajemen hubungan pelanggan.
Proses Manajemen
Proses manajemen mengatur operasi, tata kelola perusahaan, dan manajemen strategis. Dengan demikian, proses ini melibatkan perencanaan, pemantauan, dan pengawasan terhadap bisnis yang dijalankan.
Akhirnya, proses inilah yang menetapkan tujuan dan standar untuk proses utama dan proses pendukung agar dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Contoh: approval, menyusun strategi bisnis, dan mengambil keputusan yang memengaruhi seluruh divisi.
Manfaat Proses Bisnis
Proses bisnis memiliki peranan penting di demi mencapai tujuan perusahaan. Maka dari itu, proses bisnis yang terencana dan strategis akan memberikan sejumlah manfaat berikut bagi perusahaan:
- Meningkatkan produktivitas setiap divisi dengan memetakan apa saja yang harus dilakukan dan langkah terbaik untuk melakukannya.
- Mengurangi risiko dan pengeluaran dengan melakukan cara kerja paling efisien dengan mempertimbangkan potensi kekurangan di masa depan.
- Berorientasi pada pelanggan dengan senantiasa memperbarui produk atau jasa perusahaan sesuai kebutuhan, keingan, dan ulasan pelanggan.
- Mengurangi kesalahan akibat human error dengan mendelegasikan tugas kepada karyawan yang tepat.
- Meningkatkan efisiensi waktu dengan mengembangkan strategi untuk menghasilkan output maksimal dengan waktu yang minim.
- Memahami teknologi apa yang perlu diadaptasi untuk meningkatkan efisiensi proses bisnis.
Cara Merancang Proses Bisnis
Untuk merancang proses bisnis berdasarkan kebutuhan bisnis Anda, maka Anda perlu mengikuti cara di bawah ini:
Menganalisis Aktivitas Bisnis
Pihak manajemen perusahaan berdiskusi dengan pemilik perusahaan untuk memahami dan menganalisis aktivitas bisnis yang dijalankan.
Menentukan Proses Bisnis
Setelah berdiskusi, manajemen dan pemilik perusahaan akan menentukan pengelolaan proses bisnis yang akan diterapkan.
Proses ini ditentukan berdasarkan hal apa saja yang dibutuhkan perusahaan, biaya yang akan dikeluarkan, dan penghasilan yang ingin diperoleh perusahaan.
Penerapan Proses Bisnis
Kini saatnya untuk menerapkan proses bisnis yang telah ditentukan. Hal ini akan melibatkan seluruh karyawan, manajemen, dan pemilik perusahaan untuk mencapai tujuan bersama.
Evaluasi
Proses evaluasi proses bisnis ini mencakup kinerja seluruh divisi dan manfaat didapatkan perusahaan. Lakukan evaluasi secara konsisten setiap akhir periode.
Hal itu akan memastikan apakah bisnis berjalan sesuai harapan atau tidak. Jika kurang sesuai harapan, maka diperlukan penyesuaian tertentu.
Contoh Proses Bisnis
Agar lebih jelas, simak contoh proses bisnis dari beberapa divisi berikut ini:
1. Divisi Pembelian
Pihak yang terlibat: vendor, divisi gudang, dan divisi pembelian.
Tujuan: membeli stok barang atau jasa dari vendor dengan harga yang sepadan dan mengelolanya untuk dijual ke pelanggan.
Input: permintaan pembelian dan pemesanan berulang.
Output: stok barang atau jasa tertentu.
2. Divisi Manufaktur
Pihak yang terlibat: divisi produksi dan divisi penjualan.
Tujuan: mengolah bahan mentah menjadi barang jadi untuk dijual.
Input: surat perintah produksi.
Output: barang jadi untuk dijual.
3. Divisi Penjualan
Pihak yang terlibat: divisi penjualan, divisi pemasaran, divisi gudang, divisi CRM, dan pelanggan.
Tujuan: menjual barang ke pelanggan sesuai target yang telah ditentukan.
Input: pesanan penjualan.
Output: Dokumen pengiriman dan invoice.
Kesimpulan
Proses bisnis yang tepat dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi perusahaan di dalam mencapai tujuan bersama. Oleh karena itu, Anda perlu menentukan proses bisnis yang tepat untuk setiap divisi di dalam perusahaan Anda.