Apa Itu Onboarding dan Perbedaannya dengan Orientasi?

Usai penandatanganan offering letter, pihak HRD akan menyiapkan berbagai hal untuk proses onboarding. Namun, banyak yang belum paham apa itu onboarding. 

Padahal onboarding merupakan tahapan yang cukup penting di dalam proses rekrutmen karyawan. Maka dari itu, proses onboarding perlu dilakukan dengan maksimal. 

Apa Itu Onboarding?

Mengutip laman komunitas HRD global, SHRM.org, proses onboarding mencakup segala hal yang memungkinkan karyawan baru untuk menyelesaikan proses orientasi mulai dari proses rekrutmen awal, pengenalan akan struktur organisasi, budaya, visi, misi, hingga nilai-nilai perusahaan.  

Dengan demikian, onboarding adalah rangkaian proses untuk memastikan bahwa karyawan baru dapat memahami dan beradaptasi dengan perusahaan secara menyeluruh guna menjamin keberlangsungan karyawan tersebut di perusahaan. Oleh karena itu, program onboarding umumnya dijalankan selama 3-6 bulan. 

Proses ini umumnya memang dilaksanakan pada masa probation (percobaan). Namun, setiap perusahaan memiliki kebijakan yang berbeda-beda, antara lain: 

• Probation 3-6 bulan, termasuk onboarding di dalamnya.
• Probation 3 bulan saja dengan penilaian di tengah masa onboarding. Jika dinyatakan lulus, maka karyawan itu akan diangkat jadi karyawan tetap dan melanjutkan masa onboarding selama 3 bulan berikutnya dengan pendampingan mentornya.
• Probation dan onboarding 3-6 bulan. Setelah dinyatakan lulus, karyawan itu akan diangkat menjadi karyawan tetap.

Selama proses onboarding ini, karyawan dan perusahaan bisa saling menilai satu sama lain. Setelah masa probation, perusahaan dapat mengangkat karyawan menjadi karyawan tetap maupun kontrak atau memutuskan hubungan kerja sampai di sana. 

Nah, karyawan pun bisa memutuskan untuk terus bergabung menjadi karyawan dari perusahaan itu atau keluar karena merasa tidak cocok.    

Manfaat Onboarding bagi Perusahaan

Berdasarkan survei JobStreet, sekitar 68% responden memilih untuk menghindari atau bahkan meninggalkan perusahaan dengan prinsip dan inklusi yang berbeda dengan mereka. 

Ketika karyawan merasa tidak nyaman dengan tempat kerja barunya, maka mereka cenderung mengundurkan diri dengan lebih cepat. Jika hal itu terjadi, maka turnover karyawan akan meningkat, sehingga perusahaan harus terus mengadakan proses rekrutmen yang tentunya akan membutuhkan biaya yang lebih banyak.  

Oleh karena itu, program onboarding harus dijalankan dengan efisien dan integratif guna menjamin pengenalan karyawan baru akan perusahaan tersebut dan memastikan bahwa karyawan itu berkomitmen untuk meraih kesuksesan bersama perusahaan itu.   

Manfaat Onboarding bagi Karyawan

Berdasarkan pemaparan di atas, program onboarding memiliki manfaat yang penting baik bagi perusahaan maupun karyawan. Nah, inilah deretan manfaat onboarding yang dapat dirasakan para karyawan baru:  

Mengenal Perusahaan

Mengenal bukan sekadar mengetahui alamat, industri, dan pimpinannya, tetapi juga memahami visi, misi, sistem absensi, sistem cuti, dan budaya kerja di suatu perusahaan. Dengan begitu, karyawan dapat memahami cara dan etos kerja di perusahaan tersebut. Setelah itu, karyawan dapat menganalisis budaya dari perusahaan itu, termasuk cara komunikasi antar karyawan. 

Membantu Adaptasi

Tak sedikit karyawan yang merasa canggung saat memasuki kantor baru. Nah, untuk menguranginya, pihak HRD dapat menciptakan suasana yang nyaman lewat perkenalan atau tugas kelompok. Hal ini tentu membantu proses adaptasi karyawan tersebut.  

Memahami Job Description

Memahami job description juga sangat penting agar tidak terjadi kesalahpahaman di kemudian hari. Selain untuk memahami setiap tugas yang diemban, karyawan baru juga akan mengetahui siapa atasan langsungnya dan tanggung jawab divisi tempatnya berada terhadap perusahaan. 

Meningkatkan Produktivitas

Penting sekali bagi HRD untuk memberikan kesan pertama yang baik saat onboarding. Lewat program ini, karyawan akan tahu sejauh mana perusahaan memperhatikan karyawan. Hal ini dapat diketahui mulai dari pengenalan umum, penyampaian program perusahaan, hingga pemberian pelatihan dasar. 

Jika karyawan mendapatkan kesan pertama yang baik, maka semangat dan produktivitasnya akan turut meningkat. Hal ini tentunya juga menguntungkan perusahaan.   

Tahapan Onboarding

Onboarding merupakan proses pengenalan karyawan dengan perusahaan. Agar dapat berjalan dengan baik, maka diperlukan tahapan onboarding yang efektif, yaitu: 

Pra-onboarding

Tahap ini dimulai sejak perusahaan menerima karyawan baru. Pihak perusahaan akan memberi tahu berbagai hal mendasar, seperti job description, hari pertama kerja, serta jumlah hari dan jam kerja selama seminggu. Di tahap inilah, karyawan akan menandatangani offering letter atau bahkan kontrak kerja jika kontraknya sudah siap. 

Penyambutan Karyawan Baru

Pada hari pertama kerja, akan ada proses pengenalan yang umumnya dibagi ke dalam beberapa bagian, yaitu: 

• Bagian pertama: diperkenalkan tentang visi, misi, dan budaya perusahaan.
• Bagian kedua: diperkenalkan tentang topik-topik administrasi, seperti kehadiran, batas absen, waktu istirahat, asuransi, sistem penggajian, serta berbagai fasilitas yang disediakan, seperti kantin, parkir, dan lain sebagainya.
• Bagian ketiga: diperkenalkan kepada rekan satu tim dan para pemegang kepentingan lainnya.

Orientasi

Di tahap ini, karyawan akan mulai bersosialisasi dengan pimpinan dan para anggota divisi dan membiasakan diri dengan alat yang akan digunakan untuk melakukan pekerjaan. Selama tahap orientasi, karyawan akan  diperkenalkan dengan tujuan divisi dan individu, sehingga ia akan menerima banyak arahan mengenai peran secara individu maupun di dalam divisi, termasuk alur kerja divisi saat mengerjakan tugas harian dan saat mengerjakan proyek khusus.  

Pelatihan

Setelah memahami alur kerja divisi, maka karyawan baru akan diberikan pelatihan oleh trainer. Pelatihan diawali dengan pemberian tugas dasar dan penggunaan alat untuk mengerjakannya. Setelah dirasa cukup, maka karyawan tersebut akan mulai berkolaborasi dengan rekan satu divisi dan mulai memberikan kontribusi pertamanya. 

Transisi

Terakhir, ada tahap transisi, di mana tugas dan tanggung jawab karyawan baru meningkat dari yang sebelumnya. Ia juga akan merasa lebih akrab dengan strategi dan rekan sedivisi. Selama tahapan ini, karyawan itu akan memiliki mentor yang akan mendampingi dan meninjau kontribusi serta potensi yang ada pada dirinya.  

8 Tips Melaksanakan Onboarding

Berikut ini adalah beberapa tips untuk melaksanakan onboarding dengan efektif yang dirangkum dari JobStreet: 

• Merancang program onboarding sesuai kebutuhan.
• Memulai onboarding sebelum hari pertama kerja untuk menghindari kecemasan pada karyawan baru.
• Buat karyawan merasa diterima lewat sikap yang ramah dan tidak berlebihan.
• Berdiskusi untuk mencapai pemahaman bersama.
• Memberikan pelatihan yang praktis dan jelas.
• Mulai dengan proyek dan target sederhana.
• Mamfasilitasi aktivitas bersama mentor.
• Mengevaluasi secara berkala.

Kesimpulan

Onboarding adalah rangkaian proses pengenalan selama 3-6 bulan untuk memastikan bahwa karyawan baru bisa memahami dan beradaptasi dengan perusahaan secara menyeluruh. Hal ini bertujuan untuk menjamin keberlangsungan karyawan tersebut di perusahaan tempatnya bekerja.  

Proses onboarding dapat berlangsung selama masa probation atau sedikit lebih panjang dari masa probation, tergantung kebijakan masing-masing perusahaan dan kinerja karyawan tersebut. Tahapan onboarding mencakup pra-onboarding, penyambutan, orientasi, pelatihan, dan transisi. Jadi, orientasi merupakan bagian dari proses onboarding. 

Proses onboarding harus dilaksanakan secara efektif demi pemahaman dan kenyamanan karyawan, yang akan menghantarnya pada peningkatan produktivitas, yang tentunya menguntungkan perusahaan.