Semakin sering digunakan oleh berbagai institusi mulai dari skala kecil, menengah hingga besar, namun apa itu e-procurement? Istilah ini memang semakin sering muncul dan dikaitkan dengan istilah good governance, yang dalam Bahasa Indonesia diartikan sebagai tata kelola yang baik. Menilik dalam pengertian secara harfiah, jika kata procurement diartikan dalam Bahasa Indonesia maka artinya adalah pengadaan.
Jadi, apa itu e-procurement?
Maka secara sederhana kita dapat mengartikannya sebagai proses pengadaan yang dilakukan secara daring/ online/ elektronik. Karena huruf “e” yang disematkan di awal kata, berasal dari kata electronic. Ya, sebenarnya e-procurement berasal dari 2 kata dalam Bahasa Inggris yakni electronic dan procurement.
Dapat dikatakan bahwa ini merupakan sistem pengadaan, secara elektronik yang memiliki banyak keunggulan. Sehingga tidak heran, kalau semakin banyak yang mewajibkan proses pengadaan barang di berbagai institusi wajib menjalankan sistem e-procurement.
Seperti yang kita ketahui selama ini, setiap institusi membutuhkan proses setiap kali akan mengadakan barang ataupun jasa. Entah untuk memenuhi kebutuhan internal, maupun eksternal organisasi. Berawal dari sistem procurement, atau pengadaan yang dijalankan secara konvensional dipandang memiliki banyak kendala.
Maka kemajuan teknologi saat ini memunculkan sistem pengadaan yang lebih baik, dan memiliki banyak kelebihan dibandingkan cara konvensional. Perkembangan teknologi dalam bidang pengadaan ini, akhirnya membuka mata para pemangku kepentingan. Apalagi, sistem ini dapat dengan mudah diterapkan dalam kegiatan pengadaan barang, maupun jasa bagi perusahaan.
Dengan memanfaatkan teknologi yang semakin pesat sekarang ini, berbagai kekurangan yang selama ini dialami dalam proses pengadaan secara konvensional dapat diperbaiki. Perbaikan ini bukan hanya menguntungkan satu pihak saja, tetapi seluruh pihak yang terlibat. Pihak yang dimaksud adalah pihak penyelenggara, pihak peserta serta masyarakat selaku pihak pengawas.
Layaknya e-commerce
Sama halnya seperti e-commerce yang semakin marak, serta digandrungi oleh masyarakat karena menawarkan berbagai kemudahan. E-procurement juga memberikan aneka kemudahan. Diantara berbagai kemudahan yang dimiliki tersebut, adalah transparansi dan akuntabilitas. Kedua hal tersebut tentu sangat penting, diterapkan dalam tata kelola perusahaan.
Disebabkan oleh semua prosesnya dilakukan secara online dan dikawal oleh sistem, maka pihak yang berkepentingan dapat dengan mudah mengawasi jalannya proses pengadaan. Pengawasan ini dapat dilakukan untuk pengadaan yang baru akan dimulai, sedang berjalan maupun sudah selesai.
Karena semua kegiatan yang berkaitan dalam suatu pengadaan terekam oleh sistem secara online, maka setiap proses dapat dipantau dengan mudah. Apa itu e-procurement juga layaknya e-commerce yang sering kita gunakan, dimana proses tawar-menawar masih memungkinkan untuk dilakukan. Tentu saja, tawar-menawar ini harus dilakukan sesuai dengan ketentuan yang sudah dibuat sebelumnya.
Lebih jauh lagi,
dalam pelaksanaannya e-procurement kini sudah memiliki dua haluan yakni e-tendering dan e-catalogue. Keduanya memiliki keunggulan tersendiri dengan menjalankan proses pengadaan yang berbeda. Mana yang lebih baik? Tentu saja tergantung kebutuhan perusahaan. Yang pasti keterbukaan data dan akuntabilitas tetap dikedepankan dalam dua sistem pengadaan elektronik tersebut.
Sudahkah perusahaan anda menerapkan e-procurement? Jangan ragu menghubungi kami untuk konsultasi lebih lanjut di kontak yang telah kami sediakan.