Apa Itu Database dan Perannya di Dalam Bisnis?

Pada era digitalisasi ini, hampir semua orang menggunakan perangkat komputasi, seperti handphone dan laptop untuk berkomunikasi dan bekerja dengan akses aplikasi secara online dan offline. Nah, di  balik semua itu, ada sebuah sistem informasi, di mana data dan informasi bisnis disimpan dan dikelola agar bisa diakses saat dibutuhkan. Sistem informasi itu dinamakan database. Namun, masih banyak yang belum paham apa itu database.  

Apa Itu Database?

Setiap perusahaan memiliki informasi yang harus disimpan dan dikelola untuk mencapai tujuan bersama. Contohnya, perusahaan perlu menyimpan data sumber daya manusia untuk setiap karyawan yang membutuhkannya. 

Maka dari itu, setiap perusahaan membutuhkan suatu sistem informasi. Bentuknya bisa sesederhana kabinet kertas atau menggunakan komputer dengan penggunaan database. Database adalah kumpulan informasi yang terorganisir dan diperlakukan sebagai satu kesatuan. Tujuan database adalah untuk memudahkan akses, pengumpulan, penyimpanan, pengelolaan, perbaruan, dan pengambilan data. 

Jenis Database

Sejarah database dimulai jauh sebelum tahun 1970. Sejak saat itu hingga kini sudah ada beberapa jenis database yang bisa dipilih untuk mencapai tujuan di atas, antara lain:   

First Generation of Database

Sebelum tahun 1970, sistem manajemen basis data atau Database Management System (DBMS), menyimpan data dengan cara yang kaku tanpa definisi data, sehingga sulit untuk mengubah strukturnya. Bahasa query sistem ini juga tidak sederhana, sehingga menghambat pengembangan aplikasi. Sistem ini terbagi atas 2 jenis, yaitu: 

Hierarchical Database

Database hierarkis yang mengelola data seperti struktur pohon, yaitu adanya parent record yang memiliki satu atau lebih child record sehingga menyerupai struktur sistem file yang memiliki hubungan one-to-one dan one-to-many. 

Contoh hubungan one-to-one: satu negara memiliki satu ibu kota. 

Contoh hubungan one-to-many: satu negara memiliki banyak kota. 

Network Database

Database jaringan menyerupai database hierarkis, tetapi mampu menyatakan hubungan one-to-one, one-to-many, dan many-to-many. Jenis database ini merepresentasikan data sebagai koleksi record dan hubungan antar record direpresentasikan sebagai pointer (penunjuk).      

Contoh many-to-many: di setiap perguruan tinggi, setiap dosen memiliki lebih dari 1 mahasiswa, demikian pula sebaliknya 1 mahasiswa memiliki beberapa dosen.  

Relational Database

Pada tahun 1970, E. F. Codd di dalam makalahnya yang berjudul “A Relational Model of Data for Large Shared Data Banks” mendefinisikan model relasional berdasarkan teori himpunan matematika, sehingga menjadi landasan dari Relational Database Management System (RDBMS). 

Kemudian pada tahun 1977, Larry Ellison, Bob Miner, dan Ed Oates membentuk konsultan Software Development Laboratories yang kemudian menjadi Relational Software, Inc. (RSI) dan meluncurkan RDBMS komersial berbasis Standard Query Language (SQL-based) pertama, yakni: Oracle V2. Pada tahun 1983 RSI berganti nama jadi Oracle Systems Corporation, lalu berganti nama lagi jadi Oracle Corporation. 

Model basis data relasional (RDBMS) menjadi sangat populer. Bahkan, berdasarkan data Statista, jenis database yang paling banyak dipakai adalah model relasional ini. 

Model database ini memuat beberapa aspek, yaitu: 

• Struktur: penyimpanan objek yang terdefinisi dengan baik akses data database.
• Operasi: tindakan didefinisikan dengan jelas, sehingga memungkinkan aplikasi untuk memanipulasi data dan struktur database.
• Aturan integritas: aturan yang mengatur operasi pada data dan struktur database.

Popularitas RDBMS juga berkembang di dunia open-source, dengan hadirnya PostgreSQL sebagai open-source RDBMS terdepan di dunia. 

NoSQL Database

NoSQL database adalah basis data yang menggunakan format penyimpanan data yang berbeda dengan model relasional. Jenis database ini dioptimalkan secara khusus untuk aplikasi modern yang membutuhkan volume data besar, fleksibilitas model data sehingga memungkinkan kemudahan pengembangan, penambahan fungsionalitas, dan juga peningkatan performance. 

Pada akhir tahun 2000, harga storage terjun bebas dan menciptakan keleluasan untuk menyimpan data dalam bentuk dan ukuran yang beragam. Data yang tersimpan bisa terstruktur, tidak terstruktur, atau bahkan polymorphic, sehingga sangat sulit untuk menentukan di awal model atau schema data. 

Selain itu, teknologi internet pun mulai merasuki kehidupan manusia dengan tuntutan pengelolaan data tidak terstruktur dalam jumlah besar dan menghadirkan informasi dengan cepat. Bahkan, tercatat bahwa tim programmer Facebook yang menjadi pionir dari terbentuk dan berkembangknya NoSQL database. 

Mengutip Amazon Web Service (AWS), beberapa keunggulan NoSQL dibandingkan SQL database antara lain adalah:  

• Fleksibilitas: NoSQL database menyediakan fleksibilitas schema data yang memungkinkan pengembangan software yang lebih cepat dan sangat cocok untuk mengelola data semi-structured dan unstructured.
• Skalabilitas: NoSQL database umumnya didesain agar mampu meningkatkan skalabilitas dengan mengoptimalkan pendistribusian cluster pada hardware dibanding penambahan server.
• High-performance: NoSQL database mampu mengelola beragam model data dan mengakses patterns, sehingga bisa bekerja dengan optimal.
• Fungsionalitas: NoSQL database menyediakan beragam Application Programming Interface (API) dan tipe data yang bisa meningkatkan fungsionalitas aplikasi.

Peran Database

Database sangat penting bagi proses pengambilan keputusan di dalam berbagai kegiatan bisnis, karena menyajikan data yang akurat. Perusahaan dapat menggunakan database untuk menyimpan dan menganalisis data dan transaksi dalam jumlah besar dengan lebih efisien. Nah, agar lebih jelas, berikut ini deretan peran penting database bagi bisnis perusahaan:   

Melacak Transaksi

Dengan adanya database, perusahaan dapat mengumpulkan data dari seluruh proses transaksi dan mendapatkan informasi yang dibutuhkan untuk mengambil keputusan. 

Contohnya, perusahaan yang memiliki data penjualan mulai dari dokumen pemesanan (quotation) hingga dokumen penerimaan pembayaran dapat melacak status pesanan pelanggan untuk mengecek: apakah barang dan tagihannya sudah dikirim dan apakah pembayarannya sudah diterima secara penuh. 

Dengan mengetahui status dari setiap transaksi, maka perusahaan dapat menyiapkan langkah-langkah untuk mencegah kerugian dan meningkatkan keuntungan.  

Meningkatkan Efisiensi

Teknologi database, baik itu SQL dan NoSQL, memungkinkan perusahaan untuk mengolah data di dalam jumlah besar (big data), baik kuantitatif maupun kualitatif, dari berbagai jenis database. Pengolahan data terus dibuat semakin efisien, sehingga pengguna bisa menentukan dan mendapatkan informasi yang dibutuhkan untuk efisiensi kerja dan pengembangan bisnis. 

Mengembangkan Bisnis

Ada banyak sekali aktivitas bisnis, baik keuangan maupun non-keuangan. Perusahaan butuh untuk mengevaluasi aktivitas-aktivitas tersebut sebagai landasan untuk mengembangkan perencanaan bisnis yang strategis. 

Dengan adanya database, maka perusahaan memiliki data yang masif dan perangkat yang memudahkan proses analisis semua aktivitas bisnis, sehingga kualitas proses evaluasi dan perencanaan bisnis pun dapat dioptimalkan. 

Kesimpulan

Database merupakan kumpulan informasi yang terorganisir dan diperlakukan sebagai satu kesatuan. Database berperan penting untuk mengotomatisasi pengelolaan data di suatu perusahaan. Jenis database yang paling banyak digunakan hingga kini adalah model relasional. 

Untuk mengotomatisasi pengelolaan database, dibutuhkan Database Management System yang tepat. Beberapa Relational Database Management System terbaik, antara lain: Oracle, PostgreSQL, atau non-relational database seperti MongoDB.