Pahami Apa Itu Account Payable di Sini!

Selain account receivable (AR), di dalam akuntansi juga ada istilah account payable. Meski sama-sama penting, tetapi keduanya berbeda. Agar tidak salah paham, Anda perlu tahu apa itu account payable dan perbedaannya dengan account receivable. 

Account receivable dan account payable merupakan proses utang piutang yang tak kalah penting dari proses produksi. Keduanya dapat memberikan keuntungan serta menimbulkan arus kas alias cash flow. 

Apa Itu Account Payable?

Sebelum mengetahui perbedaannya dengan account receivable, Anda perlu terlebih dahulu memahami pengertian account payable (AP). 

Menurut Investopedia, account payable adalah kewajiban jangka pendek perusahaan selaku debitur kepada vendor atau pemasok selaku kreditur, yang belum dibayarkan. Kewajiban ini muncul karena pembeli memilih untuk membeli secara kredit dari penjual dengan jangka waktu tertentu.  

Di dalam bahasa Indonesia, AP sebagai utang usaha. Di neraca keuangan sendiri, utang ini ditampilkan sebagai kewajiban lancar. Account payable tidak dicatat saat pemesanan dilakukan, tetapi saat barang sudah diterima oleh pembeli.  

Manfaat Account Payable

Account payable berperan sangat penting di setiap perusahaan. Aspek ini perlu diperiksa secara teratur dan saksama, agar dapat memahami tanggung jawab  Posisi ini perlu perlu dicek secara teratur supaya perusahaan mengetahui dan memahami tanggung jawab yang harus diselesaikannya, yaitu membayar dan melunasi sisa utang.

Agar tidak menumpuk dan merugikan perusahaan, ketika barang telah perusahaan terima alangkah baiknya jika utang yang belum perusahaan bayarkan untuk segera mereka lunaskan. Tak hanya meringankan beban, proses bisnis dengan pihak klien pun akan berjalan dengan lancar.    

Cara Mencatat Account Payable

Account payable merupakan kewajiban lancar, sehingga ketika ada pembelian, pencatatannya sebagai berikut: 

Pembelian secara kredit sepenuhnya: 

Pembelian Rp500.000 (Debit) 

                  Utang usaha Rp500.000 (Kredit) 

Pembelian secara kredit dan tunai sebagian: 

Pembelian Rp500.000 (Debit) 

                  Utang usaha Rp400.000 (Kredit) 

                  Kas               Rp100.000 (Kredit)  

Tanggung Jawab Account Payable Officer

Istilah account payable juga digunakan untuk menyebutkan divisi yang bertanggung jawab untuk membayar utang perusahaan kepada pemasok dan kreditur lainnya.  

Alangkah baiknya jika perusahaan memiliki staf khusus yang mengelola AP, yaitu akuntan yang telah berpengalaman. Dengan demikian, ada pihak yang fokus untuk mengelola AP agar utang usaha tidak akan menumpuk dan merugikan perusahaan.

Saat perusahaan telah menerima barang yang dibeli, sebaiknya segera lunasi utang yang belum dibayar. Hal ini tentu dapat meringankan beban dan memperlancar proses bisnis dengan klien maupun vendor (penjual).   

Berikut ini deretan peran dan tanggung jawab yang diemban oleh AP officer: 

1. Memastikan keseimbangan dan normalitas posisi arus kas dengan  berkoordinasi dengan seluruh divisi terkait, termasuk: sales, purchasing, supply chain, produksi, dan warehouse.
2. Mengecek mengarsip setiap dokumen yang berhubungan dengan pembelian perusahaan.
3. Memastikan bahwa setiap pembelian perusahaan didokumentasikan di dalam bentuk laporan.
4. Berdiskusi dengan vendor untuk menentukan sistem pembayaran yang menguntungkan perusahaan dan vendor.
5. Melakukan pembayaran untuk pembelian yang valid, yang terbagi atas 3 jenis, yakni:

• Cash After Delivery (CAD): semua barang telah dikirimkan vendor ke perusahaan, kemudian perusahaan membayarnya secara tunai.
• Cash Before Delivery (CBD): semua pembayaran harus dilunasi perusahaan sebelum vendor mengantarkan barang.
• Pembayaran dua tahap: down payment sesuai besaran yang ditentukan vendor sebagai tanda jadi di tahap pertama, lalu pembayaran hingga lunas di tahap kedua.

Perbedaan Account Payable dan Account Receivable

Lantas, apa saja perbedaan di antara account payable dan account receivable? 

• Jika account receivable merupakan piutang usaha, maka lain halnya dengan account payable, yang merupakan utang usaha.
• AR dinyatakan sebagai aset lancar, sedangkan AP dinyatakan sebagai kewajiban lancar.
• Ketika ada AR, pihak perusahaan akan melakukan penagihan. Ketika ada AP, pihak perusahaan akan berusaha untuk melunasi tagihan yang ada.
• Jika AR dapat meningkatkan kas perusahaan, maka lain halnya dengan AP yang justru dapat mengurangi kas perusahaan.

Kesimpulan

Account payable atau utang usaha adalah kewajiban jangka pendek perusahaan (debitur) kepada pemasok atau vendor (kreditur), yang belum dibayarkan. Agar dapat dikelola dan dilunasi dengan baik dan benar, perusahaan membutuhkan account payable officer (AP officer) yang andal. 

Semakin besar ukuran perusahaan, tentulah pengelolaan dan pembayaran AP semakin kompleks. Untuk membantu AP officer agar terhindar dari kekeliruan, gunakanlah ERP iDempiere. Hadir dengan modul finance & accounting management yang lengkap dan andal, aplikasi ERP iDempiere juga bisa dikonfigurasi sesuai kebutuhan dan keunikan bisnis Anda. 

Terkait keamanan, tenang saja, karena iDempiere diinstal di IaaS Cloud yang aman dan terpercaya, yaitu Amazon Web Services. Untuk informasi lebih lanjut terkait modul dan implementasi ERP iDempiere, silakan hubungi Kosta Consulting di nomor 0821-2228-2266.